We hebben inmiddels een ticketomgeving ingericht via AFAS en daarvoor maken we gebruik van Outsite. Voor onze eigen collega’s werkt dit prima, maar voor klanten (in dit geval verkooprelaties) willen we zeker stellen dat we dit goed doen.
We sturen nu namelijk berichten uit naar de aanmaker van het ticket bij:
Nieuw ticket
Meer informatie benodigd
Ticket opgelost
Via CRM-bestemming kunnen we ook namens een klant in Insite een ticket inschieten en dat gaat ook goed, maar nu komt de grote vraag / onzekerheid namelijk:
Hoe weet ik zeker dat een klant ook de mails krijg bij de volgende instelling (en indien onderstaande fout is verneem ik graag wat de juiste instelling zou moeten zijn) :
Wie moet er gekozen worden bij onderhouden indien we de mail naar degene willen sturen op wie het ticket betrekking heeft (vaak de instuurder op Outsite)
Als je echt zeker wilt weten of bepaalde communicatie per mail aankomt obv bepaalde instellingen, kun je dit het beste eerst goed testen. En voor uitgaande mail gebruik ik in test-omgevingen Mailtrap: Mailtrap - Email Delivery Platform . Dat is een mailserver die je kunt instellen die uitgaande mail afvangt. Wat betreft je bestemming, dat ziet er goed uit. Alleen in de situatie waarbij jullie zelf het ticket aanmaken voor de klant wil je misschien niet als bestemming de instuurder hebben in het veld “Aan” maar misschien eerder Gebruikers van taak (portalgebruikers) of Contactpersoon v/h dossieritem (portal-gebruikers), zie ook: E-mail versturen vanuit workflow (taak of actie) - Help Center Nederland .
In combinatie met die Mailtrap kun je nu per situatie grondig doortesten of alle communicatie nu goed terecht komt bij de juiste gebruiker
Inderdaad maak ik ook gebruik van mailtrap om te testen. We hebben inderdaad nu ook “Contactpersoon v/h dossieritem (portal-gebruikers)” nu voor de outsite-relatie. De bestemming staat op “Medewerker klantportal” (beheerder heb ik weggehaald i.v.m. het risico van een mogelijke overload). Dank voor het meedenken Gidon!
