# Documentsjablonen - Meer dan alleen nieuws en vacatures **URL:** \ **Category:** AFAS Geheimen\ **Created:** [13 april 2026 om 14:40 UTC](https://community.procesbouwers.nl/t/documentsjablonen-meer-dan-alleen-nieuws-en-vacatures/1099 "2026-04-13T14:40:55Z")\ **Posts on this page:** 4\ **Page:** 1
**Author:** ![Mischa](https://yyz1.discourse-cdn.com/flex003/user_avatar/community.procesbouwers.nl/mischa/32/590_2.png) [@Mischa](https://community.procesbouwers.nl/u/Mischa)\ **Post date:** [13 april 2026 om 14:40 UTC](https://community.procesbouwers.nl/t/documentsjablonen-meer-dan-alleen-nieuws-en-vacatures/1099/1 "2026-04-13T14:40:55Z")
Binnen veel AFAS-omgevingen worden documentsjablonen nog steeds gebruikt waarvoor ze ooit “bedoeld leken”: nieuwsberichten en vacatures. Functioneel prima, maar in de praktijk laat je hiermee een groot deel van de waarde onbenut. Wat vaak ontbreekt, is het besef dat documentsjablonen in de basis niets meer zijn dan een **gestuurd publicatiemiddel** , volledig geïntegreerd met de gekozen doelgroepen (Lezers) in AFAS. En precies daar zit de kracht. Met documentsjablonen kun je namelijk eenvoudig structuur aanbrengen in informatievoorziening richting medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan: - Een centraal informatieloket voor medewerkers - Een kennisbank met handleidingen voor medewerkers in het veld Hieronder licht ik een praktisch voorbeeld toe. ## Informatieloket voor medewerkers Door meerdere documentsjablonen in te richten, kun je een centrale pagina creëren waarin verschillende informatiecategorieën worden gebundeld. ### Het grote voordeel: Je bepaalt per documentsjabloon wie mag lezen en wie mag publiceren. Hiermee kun je informatie eenvoudig segmenteren, bijvoorbeeld per werkgever, afdeling of doelgroep. #### Inrichting 1. Maak per categorie een documentsjabloon aan Denk aan categorieën zoals CAO, Verzuim, HR of Werkinstructies. 2. Stel de autorisaties in (lezers en auteurs) 3. Activeer het sjabloon binnen de eigenschappen van de site Ga naar de eigenschappen van de Site - tabblad _Documentsjablonen_ 4. Controleer de naam van de overzichtspagina Deze vind je op het tabblad _Overzicht_ van het documentsjabloon 5. Maak een nieuwe portaalpagina aan in InSite en voeg de overzichten toe aan de pagina ### Resultaat Je creëert één centrale pagina waarin medewerkers eenvoudig hun informatie kunnen vinden, volledig afgestemd op hun rol en rechten. Hier een mooi voorbeeld hoe het eruit kan komen te zien: ![Afbeelding1](https://canada1.discourse-cdn.com/flex003/uploads/procesbouwers/original/1X/406d6b7622af1153dee55a36a883b31fc04b9461.png) # Van werkvloer naar smartphone: jouw databank in AFAS Pocket Waar het echt interessant wordt, is wanneer je dit doortrekt naar de AFAS Pocket App. Veel organisaties hebben medewerkers die niet dagelijks achter InSite zitten, maar wel continu afhankelijk zijn van actuele informatie. Denk aan mensen op locatie, in de zorg, op de werkvloer of buiten. Juist daar wil je geen afhankelijkheid van losse documenten of verouderde instructies. En wat heeft iedere medewerker altijd bij zich? Juist: de mobiele telefoon. Met de AFAS Pocket App kun je documentsjablonen slim inzetten als een mobiele databank. Door documentsjablonen te combineren met kenmerken (categorieën en subcategorieën) en deze beschikbaar te maken in de Pocket App, creëer je een gestructureerde en eenvoudig doorzoekbare databank. ## Inrichting ### 1. Documentsjablonen aanmaken Maak per hoofdonderwerp een apart documentsjabloon aan. Denk aan: - Brandveiligheid - VCA - NEN - VGM Wil je binnen deze onderwerpen verder differentiëren? Gebruik dan kenmerken. ### 2. Categorieën (kenmerken) aanmaken; Om structuur aan te brengen, maak je eerst categorieën aan. Bijvoorbeeld: - Brandveiligheid - VCA - NEN - VGM Deze vormen de basis van je databank. ### 3. Subcategorieën definiëren Binnen de categorieën kun je verder verfijnen. Bijvoorbeeld binnen _Brandveiligheid_: - Blusmiddelen - Ontruiming - Preventie Hiermee maak je de informatie beter vindbaar voor de eindgebruiker. ### 4. Documenten categoriseren Bij het toevoegen van documenten aan het documentsjabloon: - Koppel je de juiste categorie en subcategorie Hierdoor ontstaat een gestructureerde databank ### 5. Functionaliteit activeren in Pocket App Zorg dat de gebruikersgroep die gekoppeld is aan de Pocket App de functionaliteit “Mijn Pocket” heeft. ### 6. Pocket App configureren Ga naar de instellingen van de Pocket App: - Tabblad _Mijn Pocket_ ### 7. Menustructuur inrichten Ga naar: _Vrije inrichting_ → _Mijn Pocket menu_ - Voeg menu-items toe (bijv.): Kies hierbij het type: Menu ### 8. Submenu’s toevoegen Per menu-item: - Ga naar tabblad _Submenu_ - Voeg nieuwe items toe - Selecteer de gewenste content (bijv. overzicht van documentsjabloon) ![Afbeelding3](https://canada1.discourse-cdn.com/flex003/uploads/procesbouwers/original/1X/43ecc4d361340650713f2b44096efe63ebec7d74.png) Je kunt hierbij werken met **maximaal 3** niveaus: - Hoofdmenu - Submenu - Onderliggend menu ## Resultaat De medewerker heeft via de Pocket App direct toegang tot een gestructureerde databank, volledig afgestemd op zijn of haar werkzaamheden. Dit resulteert in: - Snellere toegang tot informatie - Minder fouten in uitvoering - Altijd werken met de meest actuele instructies Hoe komt dat er dan uit te zien: ![Afbeelding2](https://canada1.discourse-cdn.com/flex003/uploads/procesbouwers/original/1X/61fe9beb813b76852aa0068151f67ca0c082433f.png) # **De echte vraag** De vraag is dus niet of je documentsjablonen gebruikt. Maar of je ze inzet als: Een simpele publicatietool of als: Een strategisch onderdeel van je informatievoorziening ---
**Author:** ![Mischa](https://yyz1.discourse-cdn.com/flex003/user_avatar/community.procesbouwers.nl/mischa/32/590_2.png) [@Mischa](https://community.procesbouwers.nl/u/Mischa)\ **Post date:** [13 april 2026 om 14:41 UTC](https://community.procesbouwers.nl/t/documentsjablonen-meer-dan-alleen-nieuws-en-vacatures/1099/2 "2026-04-13T14:41:00Z")
---
**Author:** ![Mischa](https://yyz1.discourse-cdn.com/flex003/user_avatar/community.procesbouwers.nl/mischa/32/590_2.png) [@Mischa](https://community.procesbouwers.nl/u/Mischa)\ **Post date:** [13 april 2026 om 17:29 UTC](https://community.procesbouwers.nl/t/documentsjablonen-meer-dan-alleen-nieuws-en-vacatures/1099/3 "2026-04-13T17:29:28Z")
---
**Author:** ![c.braakman](https://yyz1.discourse-cdn.com/flex003/user_avatar/community.procesbouwers.nl/c.braakman/32/247_2.png) [@c.braakman](https://community.procesbouwers.nl/u/c.braakman)\ **Post date:** [3 juni 2026 om 07:38 UTC](https://community.procesbouwers.nl/t/documentsjablonen-meer-dan-alleen-nieuws-en-vacatures/1099/4 "2026-06-03T07:38:42Z")
hoe stel ik het in dat als ik een documentsjabloon alleen voor de pocketapp wil aanmaken, om deze in het menu zichtbaar te maken, deze niet als nieuwsbericht wordt verstuurd.