Één van de belangrijkste onderdelen van de performance en gebruikerservaring van jouw AFAS omgeving is de gezondheid van je processen. Door allerlei onderdelen kan het voorkomen dat jouw systeem langzamer wordt doordat jouw AFAS omgeving niet optimaal is ingericht of dat workflows niet doorgaan wegens onduidelijkheden. De volgende punten zijn de graadmeter voor de gezondheid van jouw processen:
· Meest gebruikte workflows
· Doorlooptijd per workflow
· Taken zonder toegewezen gebruiker
· Frequentie van niet akkoord
· Workflows die blijven hangen
Hier lees je hoe je snel de eerste twee punten checkt.
Beginnen met optimaliseren is lastig omdat er meer dan 150 AFAS standaard dossieritems zijn buiten vrije inrichting. Een mooi startpunt is om te controleren welke processen het meest worden gebruikt en wat de gemiddelde doorlooptijd van een workflow is totdat deze is afgerond.
Maak een analyse waarin je alle dossieritems opneemt, gebruik hiervoor gegevensverzameling “Dossieritems (excl. autorisatie)” . Zorg ervoor dat je de instuurdatum toevoegt en hierin filtert over een vaste periode (maand, kwartaal of jaar), voeg tevens de datum waarop de workflow is afgerond toe. Exporteer de gegevens naar Excel en zet de gegevens om naar draaitabellen. In de draaitabellen kan je het totaal aantal workflows per type dossieritems ophalen en de gemiddelde doorlooptijd van de workflows laten berekenen.
De workflows welke het meest worden gebruikt in combinatie met de hoogste gemiddelde doorlooptijd zouden de hoogste prioriteit moeten hebben om te optimaliseren en de gezondheid van je processen te verbeteren.