Werkt jouw organisatie met vrije velden en heb je voor bijna elke soort medewerker, organisatorische eenheid of functie wel een vrij veld? Dan is het zeker de moeite waard om te kijken naar conditionele zichtbaarheid van velden.
Sinds Profit 3 beidt AFAS de mogelijkheid om jouw vrije velden conditioneel zichtbaar, wijzigbaar en verplicht te maken. Een veelvoorkomend voorbeeld welke ik voorbij zie komen zijn organisaties die vrije velden aanmaken bij het Onboarden voor de aanvraag van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Vaak wordt er een vinkveld voor aangemaakt of een VOG wel of niet nodig is en volgt daarna een keuzetabel of meer vinkvelden voor de screeningsprofielen of specifieke kenmerken.
Door in je contexten aan te geven dat de screeningsprofielen of specifieke kenmerken alleen zichtbaar mogen zijn wanneer het vinkveld voor een VOG aanvraag aanstaat beperk je hoe uitgebreid jouw pagina is. Wat je aanvullend zou kunnen doen is dan nog een extra conditie inrichten dat het vinkveld voor de VOG aanvraag alleen zichtbaar hoeft te zijn bij een specifieke functie of OE. Houd er wel rekening mee dat je conditionele zichtbaarheid niet contextoverschrijdend werkt. Of dit voor jouw zal werken hangt dus af van je huidige inrichting. Tot slot kan je ook binnen je workflow een controle toevoegen welke kijkt bij een aangevinkte VOG aanvraag dat er een screeningsprofiel is gekozen of minstens één specifiek kenmerk gekozen is of andersom.
Door slim gebruik te maken van conditionele zichtbaarheid in profielvelden en controles in te bouwen in je workflows, toon je alleen wat echt voor jou relevant is. Zo beperk je het aantal profielen, soms zelfs tot één. Vergeet uiteraard niet de kracht van informatiebolletjes om je aanmaakpagina’s overzichtelijk te houden.
Ps. Mocht je de gave functionaliteit van afwijkende beoordelingsprofielen bij vrije dossieritems nog niet kennen, verdiep je daar dan ook eens in. Dit kan je ook heel erg helpen wanneer je gedurende het beoordelen van een workflow afwijkende informatie wilt tonen.