Laten we van deze post een centrale plek maken voor alle AFAS Geheimen over het nieuwe onboarden!
Ik trap af met de geheimen die wij zijn tegengekomen.
Deel vooral jouw geheimen over onboarden in de comments!
Hulp nodig bij het nieuwe onboarden? Mail ons op hallo@procesbouwers.nl.
Gebruik slechts één pagina aan documentatie om mee te beginnen
Er is ontzettend veel documentatie te vinden over onboarden. Het kost te veel tijd om alles door te lezen. Kies daarom de belangrijkste:
Hier staat alles uitgelegd of je wordt doorverwezen naar de juiste pagina.
Begin opnieuw
Je kan het oude “In dienst”-proces overzetten naar onboarden, maar in de praktijk sluit het oude proces bijna nooit aan op wat je nu nodig hebt.
Denk bijvoorbeeld aan het opvragen van aanvullende gegevens: dit gebeurt op een andere manier en is veel uitgebreider. De oude workflows bevatten dit niet.
Begin daarom met een frisse inrichting. Dit is je kans om het meteen goed te doen en alle nieuwe functionaliteiten te gebruiken.
Ga live vóórdat je live gaat
Je hoeft het oude proces niet meteen te stoppen. Je kunt het nieuwe onboarden al gebruiken terwijl het oude nog draait. Begin bijvoorbeeld met één vacature of één afdeling.
Maak toelichtingen begrijpelijk
De standaard toelichtingen in AFAS zijn vaak lastig te begrijpen. Voorbeeld:
“Deze taak controleert of het dienstverband beëindigd is, die eerder in de workflow (conditioneel) separaat is gestart.”
Alleen een beheerder snapt dat. Maak het helder voor de gebruiker. Bijvoorbeeld:
“Zie je de knop ‘Lopend dienstverband is beëindigd’ niet en kun je niet verder? Dan staat er waarschijnlijk nog een workflow ‘Medewerker uitdienst’ open. Rond die eerst af, dan kun je verder met deze. Let op: Maak dus geen nieuwe medewerker aan!”
Bestaande medewerkers (en dubbele medewerkers voorkomen)
Een nieuwe medewerker onboarden? Gaat meestal vlekkeloos.
Maar als iemand al in je systeem staat, dan wordt het opletten. Er zijn veel situaties die allemaal iets anders vragen. Denk aan:
- Herindienst zonder lopend dienstverband
- Medewerker met lopend dienstverband die overstapt naar andere werkgever binnen dezelfde AFAS-omgeving
- Stagiair die in vaste dienst komt
- Iemand die doorwerkt na AOW-leeftijd
En zo zijn er nog veel meer unieke gevallen.
Het risico is dat te snel een nieuwe medewerker wordt aangemaakt. Dat wil je voorkomen.
We merken dat dit voor leidinggevenden lastig is, zeker als ze dit proces niet vaak doen.
Ons geheim: laat dit soort uitzonderingen door HR uitvoeren. En gebruik de toelichtingen! (zie vorige punt)
Controleer je uitdienst-profielen (en -proces!)
Soms moet een medewerker eerst uit dienst worden gemeld, voordat je kunt onboarden. Daarom is het uitdienstproces geïntegreerd in het nieuwe onboarden.
Zorg dus dat je uitdienstprofielen goed zijn ingericht en aansluiten op het nieuwe onboarden, anders loop je vast. Gebruik ook hier goede toelichtingen/teksten voorafgaand aan het insturen, zodat duidelijk is wat de verschillende opties doen.
Zie hier een voorbeeld:
Gebruik de nieuwe workflow voor portaltoegang
AFAS heeft een nieuwe standaard workflow voor portaltoegang. Omdat je altijd een kopie maakt van de standaard, gebruik je niet automatisch de nieuwe standaard. Maak daarvoor een nieuwe kopie.
Let op: controleer of er nog oude dossieritems openstaan. Deze moet je eerst verwijderen, voordat je over kan stappen naar de nieuwe. Je kan namelijk maar een workflow actief hebben.
Loonheffingsverklaring: voorkom dat de sollicitant vastloopt
Als de sollicitant zijn loonheffingsverklaring invult, wordt hij direct doorgestuurd naar de startpagina. Maar… dit gaat zo snel dat de taak met de PDF nog niet klaarstaat. Gevolg: een lege takenbak en een sollicitant die vastloopt.
De oplossing?
- Voeg teksten toe om de sollicitant te begeleiden. Bijvoorbeeld boven de takenbak of op aanmaakpagina.
- Stuur automatisch een e-mail zodra de PDF is gegenereerd.