Er is nogal wat documentatie over Power BI waardoor je soms door de bomen het bos niet meer ziet. Hier het absolute minimum bij elkaar wat je nodig hebt.
Met onderstaande stappen ga je van een lege omgeving naar een werkend Power BI-dashboard met live Profit-data. De eerste keer kost je 30-60 minuten.
- Kies het dashboard dat het beste past bij wat je wil
Kies het dashboard dat het beste past bij wat je wil, bijvoorbeeld HR-data, verkoopomzet of exploitatie.
- Zorg voor de juiste licenties
Je hebt Power BI Desktop nodig. Dit is gratis te installeren via de Microsoft Store. Dit werkt alleen op Windows; er is geen Mac-ondersteuning.
Wil je dashboards delen met collega’s? Dan heeft elke kijker een Power BI Pro-licentie nodig. Die zit standaard in Microsoft 365 E5, maar niet in alle Business-pakketten. Alleen voor jezelf testen? Dan volstaat een gratis account.
- Activeer de BI-functionaliteit in Profit
Ga naar Algemeen > Omgeving > Beheer > Eigenschappen.
Open het tabblad Activering.
Vink BI-model aan.
Bevestig met Ja en klik op Opslaan en sluiten.
Let op: er mogen geen andere gebruikers ingelogd zijn tijdens het activeren.
- Deblokkeer de OData-connector en maak een token aan
De OData-connector is de brug tussen Profit en Power BI.
Ga naar Algemeen > Beheer > App connector.
Open de BI odata connector.
Vink Geblokkeerd uit.
Selecteer de gebruikersgroep die toegang krijgt.
Klik op Opslaan en sluiten.
Maak nu een token aan:
Open de BI odata connector opnieuw.
Ga naar het tabblad Gebruikerstokens.
Klik op Nieuw en selecteer een gebruiker. Tip: gebruik een systeemgebruiker; die verdwijnt niet bij uitdiensttreding.
Kopieer het token en sla het op in een tekstbestand. Je hebt dit straks nodig.
- Richt de geplande taken in
Profit ververst de data maximaal 2x per dag, met minimaal 10 uur ertussen.
Ga naar Algemeen > Beheer > Geplande taak.
Gebruik je HRM/Payroll? Richt dan eerst de taak Hrm-tabellen tbv Profit BI vullen in, na de taak Actuele gegevens vernieuwen.
Richt de taak Gegevens voor BI-modellen klaarzetten in. Stel deze in als Als een andere taak is uitgevoerd en koppel de juiste voorgaande taak. Zo draait alles in de juiste volgorde.
- Kopieer en publiceer een BI-model
Ga naar Algemeen > Uitvoer > Beheer > BI-model.
Selecteer het model dat past bij het dashboard dat je in stap 1 hebt gekozen.
Klik op de actie Kopiëren en geef het een naam, bijvoorbeeld HR data MijnBedrijf.
Open de kopie en klik op Publiceren.
Kopieer de connector-URL. Die heb je straks nodig in Power BI.
Sluit het model, selecteer het opnieuw en klik op Gegevens klaarzetten.
Tip: met Beperkte set regels klaarzetten laad je snel 1.000 regels om te testen. Handig om direct te starten zonder op de volledige dataset te wachten.
Is er een autorisatiemodel van toepassing? Kopieer en publiceer die dan ook. In dit help-artikel zie je welk autorisatiemodel bij welk dashboard hoort:
- Open het sjabloon in Power BI Desktop
Download het sjabloon via Acties > BI-sjabloon downloaden in Profit.
Pak het zip-bestand uit en dubbelklik op het .pbit-bestand. Open het bestand dus niet vanuit Power BI zelf.
Plak de connector-URL in het veld BI URL en eventueel de autorisatie-URL.
Klik op Laden.
Vul bij Basis in:
Gebruikersnaam: afastoken
Wachtwoord: je volledige token
Klik op Verbinden.
Je data wordt geladen en het dashboard is klaar. Sla het op als .pbix-bestand.
Vanaf hier zijn de mogelijkheden eindeloos: pas visualisaties aan, voeg je huisstijl toe, maak eigen measures of publiceer het dashboard op InSite. Meer weten over filterautorisatie, delen via InSite of het bouwen van eigen BI-modellen? Check de uitgebreide documentatie in het Help Center.