Het Control framework, in te zetten voor meer dan alleen de audit

AFAS Geheimen
1

Het AFAS control framework: van audit-instrument naar afdelingsbrede regie

Het AFAS control framework is niet alleen te gebruiken voor ISO en audits, maar met een beetje creativiteit kunnen we hiermee hele afdelingen ontlasten: helpen met terugkerende taken, regelmaat aanbrengen en sturen op consequente controles. De rode draad in alle voorbeelden hieronder is aantoonbaarheid. Doordat taken worden afgevinkt, bouwt zich vanzelf een dossier op, wie iets deed, wanneer, en met welke uitkomst. Precies dat maakt de brug naar ISO en audits, maar het is ook de reden dat frameworks in de dagelijkse praktijk zoveel meer waarde hebben dan losse afspraken.

1. Maandelijkse salariscontrole

Dit wordt redelijk vaak gebruikt. Zelf heb ik het bij een aantal grote ziekenhuizen geĂŻmplementeerd en binnenkort gaan we hiermee aan de slag bij een grote overheidsinstelling.

  • Een salarisframework waarin de controlewerkzaamheden worden vastgelegd en uitzonderingen worden beschreven. Ook steekproeven, hash-controles en hoog-laag-controles kunnen hierin worden benoemd.
  • Terugkerende taken, of een taak met meerdere onderdelen die iedere maand afgevinkt moeten worden. Bij grotere bedrijven en/of waar functiescheiding op de salarisadministratie (SA) wordt toegepast door middel van autorisatie op bepaalde functies, kunnen beter losse workflows worden gebruikt die per periode (bijvoorbeeld per kwartaal) worden toegekend aan een kwartaalverantwoordelijke. Ieder kwartaal kan er gewisseld worden.
    1. Controle uren-import
    2. Steekproeven
    3. Audit-meldingen controle
    4. Verwerken en meldingen oplossen
    5. Journaalposten controle
    6. Goedkeuren (met vastlegging van de vier-ogen-controle)
    7. Betalen salarissen, inclusief controle van het SEPA-/betaalbestand
    8. Loonaangifte controle

Sterker wordt dit framework wanneer je AFAS-signaleringen automatisch de uitzonderingen laat voeden waarop de controletaak stuurt: denk aan netto/bruto-afwijkingen, negatief netto of dienstverbanden zonder rooster. Zo wordt het framework datagedreven in plaats van alleen een checklist.

Wat het oplevert: een maandelijks, herleidbaar controledossier waarin uitzonderingen aantoonbaar zijn opgevolgd.

2. Financiële periode-afsluiting

Eigenlijk hetzelfde als bij de salariscontrole, maar dan met andere taken. Het mooie hiervan is dat er periodiek controles kunnen worden gedaan die niet afhankelijk zijn van de salarisbetaaldatum.

Wat het oplevert: een consistente afsluitroutine die losstaat van de salariscyclus en per periode aantoonbaar is.

3. Testen van nieuwe AFAS-versies

Met een framework speciaal voor het testen van AFAS-versies (speciaal voor Accept-klanten!) zorgen de terugkerende taken voor consequente tests. De taken kunnen makkelijk worden uitgebreid met nieuwe testsituaties. Je kunt verantwoordelijken toewijzen per onderdeel. Bij een grote overheidsinstelling betrekken we vijf afdelingen in het testen: de manager van de afdeling krijgt alle taken, die hij/zij vervolgens kan doorzetten naar degene die moet gaan testen. Ook mooi: voor het voorbereiden van het testen (dus voor functioneel beheer) kun je eveneens taken maken, zodat niks vergeten wordt.

Koppel deze cyclus aan de AFAS-releasekalender (de Profit-updates en de grote jaarlijkse release), zodat het testen automatisch meebeweegt met de leverancier. Neem daarbij expliciet regressietests op koppelingen en REST-API’s mee — juist maatwerkintegraties breken vaak bij een versiewissel.

Wat het oplevert: een herhaalbare, uitbreidbare testronde per release, met een vastgelegde uitkomst per onderdeel.

4. Maandelijkse beheerstaken

Speciaal voor de functioneel beheerders: dit zijn de “corvee-taken” :wink: die iedere maand moeten worden uitgevoerd. Meestal niet de leukste of meest inspirerende taken, en daarom is het juist belangrijk om er regelmaat in aan te brengen. Denk aan:

  • Opschonen van omgevingen en logboeken
  • Gebruikerssynchronisatie en het oplossen van mislukte taken
  • Opschonen van openstaande workflows
  • Verificatie van de back-up/hersteltest
  • Controle op verlopen certificaten en koppelingen

We kennen deze taken allemaal wel, dus makkelijk zat om er een terugkerende taak van te maken.

Wat het oplevert: een schone, gecontroleerde omgeving zonder dat routineonderhoud afhankelijk is van geheugen of goede wil.

Tot slot

Wat begint als een instrument voor ISO en audits, groeit zo uit tot afdelingsbrede regie. Het framework brengt regelmaat, verdeelt verantwoordelijkheden en legt onderweg vanzelf het bewijs vast dat je bij een audit nodig hebt. Benieuwd hoe dit er voor jouw organisatie uit zou zien? Neem gerust contact op.

1 like