Wij zijn sinds oktober '24 live met AFAS. Nu zijn we in de fase aangekomen dat we kunnen gaan optimaliseren.
Één van de optimalisaties die we willen gaan doen is een structurele manier van projectmanagement via InSite . Naast de procesmatige struggels die we nu hebben, hebben we nog niet echt de sweet spot gevonden in AFAS om hier ook een goede manier mee om te gaan.
Daarom ben ik eigen op zoek naar inspiratie en input van deze community.
Is er een organisatie die hun projectmanagement in AFAS heeft en hier heel enthousiast over is en dit graag wil delen.
Hoe zien jullie projecten (niet het AFAS jargon, maar de projecten) er uit? Ik heb wel eens eea. gedaan maar ben ook wel benieuwd naar een aantal zaken:
Is projectmanagement voornamelijk een controle op kosten en uren of is dat iets dat je extern doet.
Zijn het veel vergelijkbare projecten maar steeds net iets anders of is alles 100% uniek?
Gaat het om een werkwijze die je wil borgen scrum/agile/evt. SIMPLR van AFAS?
Wat betekent projectmanagement voor jullie is de eigenlijke vraag!
Ik begrijp je vraag helemaal!
Het is inderdaad breed omschreven.
Wij implementeren en onderhouden onze TMS (Transport Management Systems) software bij onze klanten.
Wij proberen onze projectmanagement intern te organiseren en bevat niet alleen grip op de projecturen (wij factureren op basis van nacalculatie), maar ook de voortgang in de implementaties. Dus een beetje een SIMPLR idee.
In basis zijn alle implementaties best wel gelijk aan elkaar, maar kennen allemaal hun eigen kenmerken.
Dus eigenlijk zoek ik een vergelijkbare manier als SIMPLR, maar dan natuurlijk in ons eigen jasje en daarvoor zoek ik inspiratie.
De grootste wens vanuit ons is om projectdocumentatie te kunnen maken door middel van een rapport of document en die gedurende het project bij te werken (al dan niet d.m.v. een workflow).
Dit is ook een beetje het punt waar ik nu redelijk op vast loop.
Het idee om de projecttaken automatisch aan te laten maken is wel gebaseerd op het SIMPLR idee.
We vinken aan bij het aanmaken van het project wat de implementatie omvat qua software modules en op basis daarvan wordt er dmv een signaal diverse taken aangemaakt.
Wij hebben projectmanagement niet op die manier in gebruik; maar de grootste wens die je benoemt wordt in elk geval door AFAS in SIMPLR opgelost door een rapport met dossierreacties te genereren. Eventueel kun je door slim gebruik van labels specifieke reacties wel/niet in dat rapport opnemen.
We hebben hier vrije velden voor gemaakt op de projecten en daarnaar verwezen in de projectdocumenten. Zodat je ook gelijk de desbetreffende informatie in het project hebt staan. Is niet in alle gevallen handig natuurlijk, beetje afhankelijk om wat voor type projectdocumentatie het gaat.
Er zijn verschillende mogelijkheden om grip op je projecten, je besteding en facturatie te houden in AFAS.
Je zou gebruik kunnen maken van fases met voor- en nacalculaties per fase.
Je kan hiervoor ook een standaard voorgedefinieerd project met bijbehorende fases en eventueel ook voorcalculatieregels inrichten, zodat je bij elk nieuw project gelijk je template met werkzaamheden en budgetten klaar hebt staan. Je nacalculatie confronteer je vervolgens met je voorcalulatie (per fase) waardoor je een behoorlijk zicht krijgt in je projectwerkzaamheden.
Eventueel uitbreidend daarop zou je ook nog gebruik kunnen maken van projectactiviteiten en voortgang. Dit laatste betekent echter dat je niet meer via het reguliere urenboeken uren boekt, maar door voortgangsmeldingen op activiteiten. Of dit past in jullie organisatie is echter wel een vraag om vooraf goed uit te denken.
Als je financieel ook je nog te factureren positie wilt bewaken, dan verdient het de aanbeveling om de OHW-functionaliteit in AFAS te activeren en te gebruiken en de boekingsgang zodanig in te richten dat bestede uren gejournaliseerd worden als nog te factureren aan omzet. De journalisering van je (nacalculatie)facturen richt je dan in als nog te factureren aan debiteuren.
Op die manier zie je op de balans (nog te factureren) altijd wat je actuele voortgang is qua facturatie en welke projecten eventueel achterlopen met facturatie.
En waarschijnlijk zijn er nog wel meer slimme inrichtingskeuzes te maken. Ik zou zeker een keer afspreken met jullie AFAS succesmanager om te sparren over de mogelijkheden.