Hallo allemaal,
Ik wil graag onze inrichtingsprocessen in AFAS goed gaan vastleggen en ben op zoek naar de beste werkwijze om dit te doen, zowel voor de inrichtingsdocumenten als de werkbeschrijvingen.
Ik ben benieuwd hoe uitgebreid en specifiek jullie deze documentatie maken en welke tools jullie hiervoor gebruiken.
Het zou ontzettend helpend zijn als iemand een voorbeeldbestand zou willen delen, zodat ik dit als basisdocument kan gebruiken voor onze eigen inrichting.
Ik ben voor mijn werkgever pasgeleden ook op zoek gegaan naar een optimale werkwijze en gestart met werken in de gratis versie van Jira en Confluence. Jira gebruik ik voor het vastleggen van planning t.a.v. (verbeter)trajecten in AFAS. In Confluence leg ik ontwerp/inrichting documentatie vast met daarin bijvoorbeeld ook de gemaakte inrichtingskeuzes en hier valt ook versiebeheer op te voeren. Deze Confluence “content” is ook weer te koppelen/op te halen in de Jira planning en andersom (dus geplande Jira items/projecten ophalen en benoemen in je documentatie). Verdere voordeel van Confluence is dat je ook makkelijk al bestaande (opgemaakte) inhoud uit een al bestaand Word document (zoals bijvoorbeeld een ontwerpdocument met inhoudsopgave met verwijzingen naar de betreffende koppen) vrijwel 1-op-1 kan kopiëren en plakken in Confluence en andersom betreffende inhoud ook kan exporteren naar Word of PDF.
Digitaal tekenen van workflows als basis voor inrichting van de workflows in AFAS doe ik in Microsoft Visio
In combinatie met ons documentmanagement systeem (M-Files) worden uiteindelijke definitieve werkbeschrijvingen dan ook aldaar opgeslagen en als link/url verder gecommuniceerd in algemene berichtgeving via mail of bijvoorbeeld AFAS InSite t.a.v. de eindgebruikers binnen het bedrijf.
Voor wat betreft de samenstelling van een ontwerp/inrichtingsdocument kijk ik die af van een standaard die AFAS productonwikkeling in principe zelf zo ook hanteert t.a.v. hun ontwerpdocumenten:
- Projectgegevens
- Ontwerphistorie
- Inhoudsopgave
- Inleiding
- Aanleiding
- (verwacht)Resultaat
- Afbakening
- Per hoofdlijn (bijvoorbeeld betreffende AFAS module(s))
- Condities
- Randvoorwaarden
- Uitwerkingen per hoofdlijn
- Hoofdlijn 1
- Doel (bijvoorbeeld functionaliteit in Profit of pad naar een InSite pagina)
- Probleem (onvoorziene vastlegging van te maken keuze(s))
- Oplossing (uiteenzetting van de oplossingsrichting)
- Hoofdlijn 2 Etc.
- Hoofdlijn 1
- Content (aangeleverde / doorgesproken / opgetekende (praktijk)voorbeelden)
- Bijlage(n) (benodigde bestanden)
- Uren inschatting en verantwoording
1 like
Als het gaat om gebruikersdocumentatie van de workflows voor collega’s hebben we ervoor gekozen in InSite bij elke workflow een link naar een screenshot van de grafische afbeelding van de workflow te maken. In principe een Alt-printscreen van de afbeelding zoals in de workflow-editor te vinden is.
Als voorbeeld (zie onder) de hele simpele workflow ‘Taak-voor’ met een aantal varianten per team, maar voor complexe workflows geeft dit de collega’s een prima inzicht in de mogelijke afloop.
Wij hebben ervoor gekozen de link ‘Screenshot workflow’ naar een .jpg-afbeeldingenbestand in Sharepoint te verwijzen omdat daarin het onderhoud van de afbeeldingen wat gemakkelijker gaat dan in AFAS.
Handig is dat daarmee de workflows-documentatie in Sharepoint ook te raadplegen is.
