We zijn per 1 april overgegaan naar (eigen) AFAS omgeving en zijn nu de dossiers van de medewerkers compleet aan het maken en dus documenten (zoals bijv arbeidsovereenkomsten) aan het uploaden. Echter merken we nu dat hieronder de workflow digitaal ondertekenen zit.
Op zich is dat terecht wanneer er een nieuwe arbeidsovereenkomst oid is, maar dit zijn dus bestaande overeenkomsten die in het systeem moeten zonder dat deze door een workflow moet.
Wat is jullie advies? Een nieuw dossieritem aanmaken, specifiek voor deze actie? En zo ja, hoe krijg ik deze zichtbaar in Insite?
Zijn er andere opties?
Voor nu ga ik degenen die al geupload zijn eruit halen, want ze staan nu bij mensen die ze niet hoeven/ mogen (te) zien. Als daar een andere oplossing voor is dan hoor ik dat ook graag.
Volgende week AFAS verdiepingscursus, hopelijk gaat dat helpen haha want loop toch tegen meer dingen aan dan me lief is
Dat komt omdat onder water een zogeheten “kenmerkcombinatie” is ingesteld die de workflow aanstuurt. Gezien wat je aangeeft hier een specifieke instructie die je daarna wel weer ongedaan moet maken.
-Ga naar CRM / dossier / inrichting / type dossieritem
-Filter in de lijst naar het juiste type dossieritem; dit kan ik niet helemaal voor je aangeven maar je zult de naam herkennen van het insturen.
-Klik deze open en ga naar tabblad “kenmerkcombinaties”
Open hier de kenmerkcombinatie(s) die je ziet en haal het veld workflow leeg.
-Leg nu de dossiers vast
-vul het veld “workflow” hierna weer door dezelfde stappen uit te voeren hierboven.
Let op dat je vastlegt/onthoudt welke workflow gekoppeld staat in welke kenmerkcombinatie en dat je dit doet op een moment dat anderen niet bezig zijn met zaken als indienst meldingen of gerelateerde dossiers omdat die processen de workflows wel degelijk nodig zullen hebben (dit vereist mogelijk wat afstemming).
Als het niet werkbaar is dit tijdelijk uit te zetten omdat het een lopende aanpassing is heb je een iets specifiekere aanpassing nodig die afhankelijk is van de gedane inrichting en hier zo’n lap tekst met afhankelijkheden oplevert dat dat niet meer handig is. Ik wil je dan best even helpen via teams! Laat maar weten Alle begin is moeilijk…
De cursus workflows basis geeft wat meer context bij wat je moet doen/waarom dit zo werkt!
Had inderdaad de kenmerkcombinaties al gevonden, maar durfde er om jouw genoemde reden niks in te wijzigen. Toevoegen wilde niet omdat dat combinatie al bestond.
We gaan de bestanden opvoeren gedurende de maand dus inderdaad de workflow ‘uitschakelen’ is even lastig, want dan gaat de rest niet door.
Gekke blijft ook dat het ene document wel een workflow opstart en het andere niet. Dat is voor mij totaal onverklaarbaar.
Als je een keer tijd hebt om hiermee te helpen hou ik me heel graag aanbevolen.
Cursus die mijn collega en ik volgende week gaan doen is overigens niet de workflow specialisatie maar beheervaardigheden HRM/ Payroll
Dag @JFBR
Je kan ook een nieuwe kenmerkcombinatie maken voor het uploaden. Dan laat je de huidige kenmerkcombinatie in tact.
Je maakt dan via CRM → Dossier → Inrichting → Kenmerk
een nieuw waarde kenmerk 1 aan en die koppel je niet aan een workflow.
Als je het dossieritem wilt toevoegen zonder workflow kies je die combinatie en voor het digitaal ondertekenen van nieuwe arbeidsovereenkomst wordt de bestaande gebruikt.
Zo kan je ze naast elkaar blijven gebruiken.
Als je wilt kan ik wel even mee kijken en toelichting geven hoe je dat doet.
Mail mij anders even via ilse.snijders@zorgfederatieoldenzaal.nl dan maken we even een afspraak.
Ik heb meerdere keren het Personeelsdossiers geladen in Afas.
Tot nu toe heb ik altijd eigen type dossiers gemaakt (bijvoorbeeld arbeidscontracten tot en met 2024). Daar kan je er een eigen workflow aan hangen en je hoeft niet alle data in te vullen.
@Meikai Het is toch eigenlijk zonde om daar elke keer een apart dossieritem voor te maken. Via Profit maak je sowieso geen gebruik van profielen en hoef je dus ook niet alle informatie te vullen als je gebruik maakt van meerdere kenmerken. En door de kenmerken kan je ook prima de desbetreffende dossieritems filteren.
Alle begin is moeilijk…