We zijn druk bezig om interne processen meer te digitaliseren. Eén van die processen is het onboarden van nieuwe klanten.
Medewerkers kunnen nu via InSite een nieuwe Verkooprelatie ‘aanmaken’ door de eerste basisgegevens (bijv. KVK-nummer) in te vullen (men heeft nooit direct alle benodigde info beschikbaar). Middels een workflow komt deze bij de CRM-beheerder en die beoordeelt de nieuwe klant (goedkeuren, afkeuren, verzoek tot aanpassing) waarna bij goedkeuring de Organisatie én de Verkooprelatie worden aangemaakt door AFAS. Voor zover prima…
De volgende stap is dat de medewerker alle overige informatie gaat invullen over de klant en dat hij desnoods de taak kan doorzetten naar een collega die ook nog informatie moet invoeren in het kader van het onboarden van de klant. Dit alles gebeurt momenteel met formulieren die worden uitgeprint, ingevuld, door het kantoor gaan naar de verschillende afdelingen en uiteindelijk bij de CRM-beheerder worden neergelegd om in te voeren met veel kans op verkeerd overnemen door de kriebelige handschriften. Wij willen dus dat de collega zelf kan gaan invoeren/aanpassen, maar wél gekoppeld aan een workflow, zodat de CRM-beheerder altijd eerst de invoer moet controleren alvorens het in AFAS daadwerkelijk wordt opgenomen.
Dit bovenstaande geldt voor elke wijziging die een medewerker wilt doen op een klant, persoon en/of persoon bij organisatie via InSite. Dus als er een algemeen mailadres moet worden gewijzigd dan klikt de medewerker in InSite bij de klant op de “Wijzigen”-knop. Past het aan en dat gaat automatisch naar de CRM-beheerder voor de finale check.
Mijn vraag is meerledig:
- Kan dit bovenstaande überhaupt?
- Is dit de werkwijze die jij ook zo hanteren? Nee, wat zou dan jouw voorstel zijn?
Ik ben erg benieuwd naar jullie reactie…
Dag Jeffrey
wij doen iets analoog. Sales kan verkooprelaties aanmaken, sales support moet verifiëren en aanvullen.
Wanneer de verkooprelatie aangemaakt wordt, start een workflow met
- automatische goedkeuring (zodat de sales verder kan)
- een taak zonder gebruiker die een nieuw type dossieritem aanmaakt wanneer de verkooprelatie niet door de sales support aangemaakt is
Hoi Sabine, bedankt voor je reactie. Ik snap je reactie en daarmee jullie werkwijze niet helemaal. Zou jij hem wat uitgebreider kunnen toelichten?
Het is bij ons momenteel dus allemaal analoog met een formulier die door kantoor gaat.
Wat doet de taak met nieuw type dossieritem zonder gebruiker wanneer de verkooprelatie niet is aangemaakt door Sales support? Jij geeft juist aan dat een verkooprelatie gemaakt wordt door Sales.
Hey Jeffrey
dus
- verkooprelatie wordt aangemaakt door Sales Support → geen taken
- verkooprelatie wordt door iemand anders aangemaakt
-
de verkooprelatie wordt bij ons al automatisch goedgekeurd. De reden? meestal zijn het de verkopers die ze aanmaken en je wil hen niet blokkeren omdat Sales Support eerst het nodige moet doen. Dit is de taak zonder (tussenkomst) gebruiker. De taak hangt aan de instuurder met dit als vervolg.
-
-
Dan maakt hij nieuw dossieritem aan. Via de conditie test ik of het nodig is (door te kijken naar de gebruiker)
-
De workflow is heel eenvoudig en de taak verificatie hangt aan Sales Support
-
Ik heb in InSite een takenlijst voor de Sales Support die alle te verifiëren verkooprelaties oplijst. Zij klikken via de taak op de verkooprelatie en vullen de gewenste data aan. Bij ons staat de data niet op papier maar zoeken ze de relatie op in KBO
Hopelijk verduidelijkt dit het een en ander!
Dankjewel Sabine. Ik ga hier eens verder mee/op broeden 
neem gerust contact op als je verder wil sparren!
