Ik loop tegen het volgende probleem aan bij het registreren van de loonheffingsverklaring:
Wanneer ik op “registreren loonheffingsverklaring” klik, wordt er wel een instantieregel aangemaakt.
Het veld loonheffingskorting blijft echter leeg bij de medewerker.
Op de beoordeelpagina staat wél “toepassen” ingevuld en het formulier is ondertekend, dus ik verwacht dat dit zou worden overgenomen. (ook al starten ze in de toekomst).
Wat ik tot nu toe heb gecontroleerd:
In het profiel van de loonheffingsverklaring is er geen tabblad context. Dit gaat via het onboardingprofiel, tabblad instantie.
In de beoordeelcontext gebruik ik de optie “voorkeurswaarde overnemen van originele instellingen”. Ik ging ervan uit dat hiermee de ingevulde waarden worden meegenomen, maar dat lijkt niet te gebeuren.
Mijn vraag:
Kijk ik op de juiste plek om dit probleem te analyseren?
Of mis ik nog een instelling waardoor de waarde “loonheffingskorting toepassen” niet in de instantieregel terechtkomt?
Als ik jouw bericht lees, dan zou ik verwachten dat de inrichting klopt en dat de waarde over zou moeten worden genomen bij het Onboarden, maar ik ben benieuwd hoe het Onboarden bij jullie is ingericht. Ik heb met name de volgende vragen:
Wanneer wordt de loonheffingsverklaring in het proces opgestart
Kan het Onboarden al verwerkt worden voordat je de loonheffingsverklaring hebt geregistreerd
De aanvullende gegevens worden uitgevraagd bij de actie Akkoord, door naar sollicitant voor ondertekening. Hier worden de draaiboek taken afgeschoten waaronder ook de loonheffingsverklaring.
Het komt wel voor dat de Arbeidsovereenkomst als ondertekend is, maar dat de loonheffingsverklaring nog niet is ondertekend. Zou dat het issue zijn? Dat ze al tekenen voordat de onboarding is geregistreerd. Nu willen wij namelijk dat ze z.s.m. de arbeidsovereenkomst tekenen zodat we ermee door kunnen. Nog best veel hulpen vullen pas wat later hun Loonheffingsverklaring in. Als dat het probleem is dan gaat er waarschijnlijk wel wat snelheid verloren in het proces.
Ik vermoed dat het misgaat in het proces doordat je in sommige gevallen al registreert voordat je de loonheffingsverklaring hebt verwerkt. Ik zou je adviseren om twee tests te doen om dit te controleren.
Onboarden opstarten voor een nieuwe medewerker waarbij je eerst de loonheffingsverklaring invult en afrond voordat je de arbeidsovereenkomst ondertekend en het Onboarden registreert.
Onboarden opstarten waarbij je de loonheffingsverklaring pas invult en afrond na ondertekening van de arbeidsovereenkomst en registratie van het Onboarden.
Ik verwacht dat het in de eerste test wel goed zal gaan, maar dat je bij de tweede test jouw situatie zal zien dat de loonheffingskorting leeg blijft.
Dit betekend dat het veld dat gebruikt wordt in de onboarding leidend is voor de instantie regel.
Hoe je die 2 in sync houd is nu een punt waar ik nog mee worstel en een oplossing voor zoek.
Wat ik wel weet is, dat zolang de startdatum van de medewerker nog niet is bereikt het veld in de instantieregel leeg blijft. Zodra de startdatum is bereikt lijkt deze bij gewerkt te worden met de waarde die in de onboarding workflow staat.
Waarom het vastleggen van de verklaring niet leidt tot het correct vastleggen van de instantieregel begrijp ik aan de ene kant, maar tegelijk is het totaal niet logisch.
Je kunt dus in de onboarding aangeven toepassen, terwijl de verklaring op niet toepassen staat (of visa versa).
Iemand die hier nog leuke ideeen over heeft is zeker welkom om deze te delen.
Ik heb er toch maar eens een ticket op ingestuurd bij AFAS en inmiddels een antwoord terug ontvangen.
Het dossieritem voor loonheffingskorting moet éérst worden geregistreerd voordat het onboarden geregistreerd wordt. Anders gaat profit op zoek naar een “willekeurige” instantieregel. Hierdoor kan Profit deze niet vullen bij de medewerker.
Profit kijkt altijd naar de actuele waarde die al in de stamkaart van de sollicitant staat.
Die waarde is op dat moment nog leeg, omdat de keuze van de sollicitant pas later (handmatig) in Profit wordt verwerkt.
Dit gebeurt in de volgende situatie:
• je zit in de workflow Onboarden en de sollicitant opent vanuit die workflow de taak Loonheffingsverklaring.
– Op de aanpassenpagina van die taak toont Profit de actuele gegevens uit de stamkaart; het veld Loonheffingskorting is dus leeg.
Bij ons gaat het vooral mis als wij al de onboarding doorzetten terwijl de LHV workflow nog loopt. Dit is een realisteit want je wil zo snel mogelijk die AOVK de duur uit hebben en getekend retour.
Ons ticket ligt nu bij productontwikkeling want we zijn echt niet enige. Er loopt divers onderzoek naar hoe dit beter kan.
De enige oplossing is dus de LHV Workflow te beschouwen als “Verplicht dossieritem” en te wachten tot deze retour komt voor je verder gaat met je onboarden. Voor ons is dit zeker geen oplossing, we willen daar niet op wachten. Ik ga toch maar weer verder kijken of ik de twee workflows kan vergelijken. Al ga ik het mezelf waarschijnlijk vrij gemakkelijk maken.
Standaard staat de onboarding workflow op toepassen. Stel dat een medewerker in de LHV workflow aangeeft dat deze niet wil toepassen, dan zet ik de WF door naar de juiste afdeling om dit vanaf indienst datum aan te passen.. want de waarde bij de instantie wordt pas zichtbaar bij indienstdatum (zucht…).
Kan je het registreren van de loonheffingsverklaring niet met een conditie laten uitvoeren (Toegevoegd als medewerker = ja)? Dan wacht de registratie tot het onboarden is geregistreerd (in geval van een nieuwe medewerker).
Ik heb denk ik eindelijk een goede werkwijze gevonden die ook in onze processen werkt.
Wat wil AFAS dat je eigenlijk doet:
Onboarding opstarten
Aanvullende gegevens uitvragen bij emdewerker
Loonheffingsverklaring workflow afronden
Onboarding registreren en afronden
Wat doen wij in ons proces?
Onboarding opstarten
Aanvullende gegevens uitvragen bij medewerker
Loonheffingsverklaring workflow opstarten
Onboarding registreren en AOVK genereren en laten ondertekenen.
Loonheffingsverklaring komt retour en wordt verwerkt
Onboarding afgerond (registratie heeft allang plaatsgevonden)
De oplossing zit bij de aanvullende gegevens. Daar moet je het veld “loonheffingskorting” ook zichtbaar, wijzigbaar en verplicht maken. Die past de onboarding workflow zodanig aan dat ook de instantieregel goed wordt gevuld.
Aanvullend moet de medewerker nog steeds zijn loonheffingsverklaring workflow afronden, maar of dit nu voor of na registratie van de onboarding gebeurd maakt niet meer uit. Dit houd wel in dat de sollicitant 2x aangeeft wat zijn loonheffingskorting kan zijn en dat kunnen 2 verschillende waardes zijn.
Helaas kun je in de workflow “Loonheffingsverklaring” niet aan de gegevens in de onboarding workflow, wel aan de huidige gegevens van de medewerker. Wij zijn nog aan het kijken of we op basis van de huidige instantieregel kunnen controleren of de waarde in de workflow “loonheffingsverklaring” overeenkomt me de waarde bij de instantieregel die nu actief is. Als dit het geval is kan de workflow “loonheffingsverklaring” verwerkt worden, anders moet iemand de instantieregel aanpassen naar de waarde in de workflow.
We zijn een stap dichterbij en hopen nu gene lege Loonheffingskortingen bij de onboarding meer te zien.
Spijtig niet.
Ik heb een verzoek ingediend bij AFAS om te kijken of we hier niet toch een meer harmonieus proces van kunnen maken.
Mijn vraag aan AFAS initieel was om vanuit de Loonheffingsverklaring workflow de registratie van de korting opnieuw te laten plaatsvinden. Het antwoord (verkort) daarop was als volgt:
Het advies is om een keuze te maken voor de manier waarop de loonheffingsverklaring wordt uitgevraagd:
Via aanvullende gegevens
Via draaiboekdocumenten en het losse dossieritem
Tijdens de onboardingworkflow (LHV Workflow) blijft er altijd een koppeling bestaan met de onboardingworkflow, waardoor bekend is op welke contract- of instantierregel de gegevens van toepassing zijn. Het wordt daarom niet mogelijk gemaakt om dit buiten de onboardingworkflow om, via één van bovenstaande opties, te laten wijzigen.
Zodra de medewerker in dienst is, kan hij of zij deze gegevens eventueel zelf aanpassen via InSite.
Op basis van dit antwoord heb ik mijn vraag wat aangepast.
Als er een link bestaat tussen de onboarding workflow en de draaiboektaak voor de loonheffingsverklaring dan zou ik daar graag zien dat er gebruik van gemaakt wordt.
Wat als het uitvragen van de loonheffingskorting een prominente plek krijgt bij de aanvullende gegevens. Dit met meer toelichting (zoals: “nu het juiste aangeven en straks onderteken je je loonheffingsverklaring digitaal in een aparte taak”) en dat de waarde die vanuit de aanvullende gegevens komt meegenomen wordt naar de workflow “loonheffingsverklaring” en daar ook niet meer aan te passen is. Zo kan de verklaring en de uitvraag nooit uit sync lopen, wat nu wel het geval kan zijn.
Wil de medewerker dit alsnog wel aanpassen, dan kan dit na indienst eventueel nog. Of als de onboarding nog niet is geregistreerd door een nieuwe aanvullende gegevens in te sturen zodat de onboarding bijgewerkt wordt.
Helaas heb ik op mijn vraag nog geen ander antwoord gehad dan een wens aan te maken omdat de functionaliteit nog niet bestaat. Daarnaast zou ons contactpersoon nog uitzoeken of hetgeen wij vragen technisch mogelijk is en daarop heb ik ook nog geen antwoord gehad. Ik ga geen wensen meer inschieten als blijkt dat het technisch niet mogelijk is. Genoeg ervaring mee gehad
