Op de wensenlijst staat deze wens: [Declareren] | Wensenlijst Profit, InSite, OutSite & Pocket met 142 stemmen om dubbele declaraties makkelijker af te kunnen vangen. Nu krijg je dit aan de voorkant moeilijk voor elkaar maar achteraf wil dit prima. Gezien de cyclische natuur van de salarisverwerking kun je hier vaak mee uit de voeten.
Door middel van een signaal in AFAS kun je eenvoudig declaraties die dubbel zijn bij iemand onder de aandacht brengen.
Stap 1:
Maak een signaal op basis van de gegevensverzameling Nacalculatie inclusief loonmutaties
Stap 2:
Zorg dat je enkel de velden hebt die je wil checken. In dit geval heb ik interesse in zelfde (kostprijs)bedrag + omschrijving + datum en voeg ik die velden toe incl. medewerker. Voeg één van deze velden 2 keer toe om op te tellen hoeveel het er zijn. Bijvoorbeeld medewerker, en noem dit veld aantal.
Stap 3:
Verdicht de gegevensverzameling op het aantal veld. Filter op kostprijsbedrag =/= 0 en medewerker =/= leeg. Het aantal veld filter je op !1 of >1 (zelfde resultaat)
Je hebt nu een lijst met mogelijk dubbele declaraties. Deze zijn dan op dezelfde dag met dezelfde omschrijving én hetzelfde bedrag ingediend. Als je een niveau verfijnder wil gaan kun je een vrij veld toevoegen dat terechtkomt in de nacalculatie met “datum declaratie” als je wil opvragen op welke datum de declaratie betrekking heeft. Hiermee kun je de controle nog verder verfijnen.
Stap 4:
Kies bij type signaal voor gebaseerd op gegevens. Kies ook een zinnige set unieke velden. Ik heb nu voor medewerker + datum + kostprijsbedrag + omschrijving + datum declaratie (vrij veld) gekozen. Heb je dit vrije veld niet dan kun je ook medewerker en datum kiezen
Stap 5:
Stuur het signaal naar iemand via een workflow: Signaal voor starten workflow inrichten - Help Center Nederland om te kijken hoe en wat.
Mijn ervaring is dat er met bovenstaande inrichting en het gebruik van een vrij veld “datum declaratie” per maand maximaal 1 of 2 cases de aandacht behoeven. Soms is dit een foutje en soms is het terecht dat iemand twee keer declareert (Denk aan twee enkele reizen).
Door het veld itemcode toe te voegen kun je eventueel bepaalde itemcodes eruit filteren als je deze niet wil meenemen.
