Wij zijn bezig met het verder inrichten van ons werving- en selectieproces in AFAS en lopen tegen een autorisatievraagstuk aan. We zijn benieuwd hoe anderen dit hebben opgelost.
Bij iedere sollicitatie worden één of meerdere collega’s aangewezen om een sollicitatiegesprek te voeren. Zij moeten zich kunnen voorbereiden op het gesprek en daarom toegang hebben tot:
- het CV;
- de motivatiebrief;
- eventuele andere documenten van de sollicitant.
Tegelijkertijd willen we niet dat deze collega’s toegang krijgen tot alle sollicitaties. Alleen de HR-medewerkers en managers mogen alle binnengekomen sollicitaties kunnen bekijken.
De gesprekspartners verschillen per sollicitatie. De manager bepaalt per kandidaat wie het gesprek gaat voeren. Dat kan bijvoorbeeld zijn:
- Adviseur 1 en Teamleider A;
- Adviseur 2 en Teamleider B;
- Manager C en Adviseur 3.
Er is dus geen vaste gebruikersgroep die hiervoor gebruikt kan worden.
Idee 1
Onze eerste gedachte was om de sollicitatie zelf te kunnen delen met de collega’s die het gesprek gaan voeren, zodat zij alleen voor die specifieke sollicitatie toegang krijgen tot de documenten. Voor zover wij kunnen zien is dit vanwege de autorisaties niet mogelijk.
Idee 2
Een andere optie waar we aan denken is om een aparte workflow “Gesprek 1” te starten.
Hierbij zou de manager:
- de twee gesprekspartners selecteren;
- het CV en de motivatiebrief beschikbaar stellen (uploaden);
- na het gesprek de gesprekspartners hun bevindingen laten vastleggen.
Hier lopen we echter tegen twee beperkingen aan:
- Binnen een workflow kan slechts één verantwoordelijke worden geselecteerd, terwijl wij vrijwel altijd twee gesprekspartners hebben.
- De documenten (CV en motivatie) moeten handmatig opnieuw als bijlage worden toegevoegd. Idealiter worden deze automatisch meegenomen vanuit de sollicitatie.
Onze vraag
Hoe hebben jullie dit ingericht?
Wij zijn op zoek naar een oplossing waarbij:
- per sollicitatie twee (wisselende) gesprekspartners geselecteerd kunnen worden;
- alleen deze collega’s toegang krijgen tot de documenten van die sollicitant;
- zij na het gesprek hun notities of beoordeling kunnen vastleggen;
- dit alles zonder dat zij toegang krijgen tot alle sollicitaties of zonder handmatig documenten te hoeven delen.
Zijn er standaardmogelijkheden binnen AFAS of creatieve oplossingen om dit proces goed in te richten? Alle ervaringen of best practices zijn welkom.