Activiteiten factureren

Goedendag,

Ik hoop dat jullie eens met mij mee kunnen denken. Wij maken gebruik van het cursusmanagement, maar dan voor activiteiten extern voor onze cliënten. Zij gaan dan met de bus naar een locatie voor een activiteit. Hiervoor betalen zij een kleine vergoeding. Dit werkt super ook in combinatie met financieel in AFAS.

Nu hebben wij ook een aantal interne activiteiten, zoals het koor, waarvoor een kleine vergoeding wordt betaald. Deze vergoeding wordt nu betaald door middel van een koppeling met pasjes van Straight. De cliënt heeft een pas van Straight en die wordt gescand. De te betalen bedragen komen in Straight en worden door onze financiele medewerker van Straight geïmporteerd in AFAS. Daar wordt er 1 totaal factuur gemaakt (activiteiten van cursusmanagement en de betalingen via Straight).

Nu krijg ik een vraag of voor een aantal vaste interne activiteiten met vaste deelnemers, dat niet anders kan. Deze activiteiten zijn elke week en elke week (ongeveer) dezelfde deelnemers. Het zou heel mooi zijn als we de medewerkers en de cliënten kunnen ontlasten van het pasje scannen voor die specifieke wekelijks terugkerende activiteiten.

Wij maken ook al gebruik van abonnementen, dus ik zat daar aan te denken, maar die waren al ingericht voor ik kwam en ik heb daar totaal geen kennis van. Eerste ding waar ik aan zit te denken, waarop het moeilijk wordt is de afmelding van een keer bijvoorbeeld. Is abonnementen dan wel een goed idee?

Via cursusmanagement zou kunnen via de import de sessies toevoegen en via de import de deelnemers (als je het los moet gaan aanmaken is het geen doen) en deze moeten niet op de opbrengsten van de huidige activiteiten komen.

Willen jullie eens met mij mee denken?

Alvast heel erg bedankt!

Groet Ilse Snijders

Hoi Ilse,

Jouw cursusmanagementroute lijkt me de makkelijkste, je kunt dan namelijk via InSite specifieke deelnemingen uitschakelen waardoor het voor meer mensen toegankelijk wordt. Abonnementen heeft inderdaad het probleem dat je beschrijft.

Alternatief zou zijn om niet per sessie te factureren maar naar een lidmaatschapconstructie te gaan. Dan haal je de hele administratieve last weg en zijn afmeldingen niet meer nodig. Ik kan me voorstellen dat dat een interne beslisboom door zou moeten maar wellicht is het een nog makkelijker alternatief.

Dag @Robert

Thanks voor je snelle reactie! Heel blij mee.

Als we kiezen voor Curusmanagement dan kan ik met een andere kosten item toch regelen dat het niet op de huidige resultaten terecht komt? Het moet elkaar niet gaan ‘bijten’ namelijk.

Een lidmaatschapconstructie is ook een hele mooie optie. Dan betaal je gewoon een vast bedrag per maand.

Groet Ilse.

In de cursus koppel je een artikelgroep, die stuurt volgens mij de journalisering van de opbrengsten.