Sinds kort maken wij geen gebruik meer van AFAS OutSite, omdat onze nieuwe ‘Werken bij’-site is ontwikkeld door een externe leverancier. We lopen nu tegen het volgende probleem aan:
Via AFAS OutSite was het mogelijk om meerdere bijlagen (zoals een cv en motivatiebrief) toe te voegen aan het veld Bijlage. In onze nieuwe situatie blijkt het echter niet mogelijk om meerdere bijlagen toe te voegen aan het veld CV.
Een mogelijke oplossing zou zijn om een extra bijlageveld (bijvoorbeeld voor de motivatiebrief) toe te voegen via de updateconnector. Ik heb dit onderzocht en geprobeerd te realiseren, maar voor zover ik kan nagaan is het niet mogelijk om hiervoor een vrij veld aan te maken in AFAS, omdat vrije velden geen bijlagevelden kunnen zijn.
Heeft iemand hier ervaring mee of wellicht de gouden tip?
Ik heb er geen ervaring mee. Maar als zij een vrij veld voor een extra bijlage toevoegen, kunnen ze niet beide bijlages dan in hetzelfde veld uploaden via de updateconnector? Aangezien er binnen Afas wel meerdere bijlages toegestaan zijn op dat veld.
En anders een apart dossieritem aanmaken waarop het ingestuurd wordt?
Toevallig zijn we ook recentelijk overgegaan naar een werkenbij-website via een externe leverancier en liepen we tegen hetzelfde probleem aan. Ik heb dit bij AFAS nagevraagd en kreeg het volgende antwoord:
Bijlage meesturen
In de UpdateConnector HrCreateApplicant kun je alleen deze twee bestanden meesturen:
CvFileName + CvFileStream (het C.V.)
PhotoFileName + PhotoFileStream (de foto)
De connector “kent” dus geen extra velden voor een tweede (of meer) document(en). Een extra document kun je daarom niet als tweede bijlage binnen dezelfde call aanbieden.
Wat zijn de mogelijkheden?
Stuur het tweede document als tekst mee: Gebruik bijvoorbeeld het bestaande veld Mo (of jouw vrije memoveld) en stuur de inhoud als platte tekst mee.
Maak na het aanmaken van de sollicitant een dossieritem aan. Laat de sollicitant eerst met HrCreateApplicant vastleggen. Maak vervolgens via de UpdateConnector KnSubject (of een eigen dossier-connector) een dossieritem voor de extra bijlage aan en stuur daarin de Pdf/Word als FileName + FileStream mee. Zo staat de tweede bijlage toch als document in het dossier van de sollicitant.
Wij hebben zelf uiteindelijk genoegen genomen met het feit dat we maar 1 bijlage kunnen meesturen, maar hebben achteraf spijt dat we de sollicitatie via de connector aanleveren en niet het sollicitatieformulier van AFAS Outsite in de website hebben laten bouwen.
Wellicht dat we hier in de toekomst nog een keer voor kiezen.