Ik werd er gisteren op gewezen dat onze salarisadministratie de proformafacturen, met de bijbehorende werkbriefjes als bijlage, moet opsturen naar de leidinggevenden van bepaalde projecten ter goedkeuring, voordat de factuur naar de klant wordt gestuurd.
Wanneer er in de declaratie een bijlage wordt toegevoegd en ze de proforma als PDF uit het systeem halen, zit de bijlage daar niet automatisch bij. Hierdoor moeten ze de bijlage handmatig in de PDF verwerken voordat deze naar de leidinggevende van het project kan worden verstuurd.
Dit kost behoorlijk wat tijd per proforma, maar ik kom er maar niet achter hoe dit in één keer uit AFAS te halen is. Ja, we werken nog vrij ouderwets met papieren werkbriefjes. Volgens mij is het wel mogelijk om dit via een OutSite-portaal te regelen, waarbij de bijlage wél zichtbaar zou zijn — maar ook dat weet ik niet zeker…
Heeft iemand tips over hoe we de proforma mét bijlage uit AFAS kunnen halen, en deze vervolgens handmatig naar de juiste leidinggevende van het project kunnen versturen?
Ik heb ook geprobeerd om de e-mail naar mezelf te sturen, maar zelfs dan wordt de bijlage niet meegestuurd.
De bijlage bij het verzenden van de officiële factuur gaat gewoon goed. We hebben in ieder geval nog nooit van een klant gehoord dat deze de bijlage niet heeft ontvangen. Dit gaat puur om het handmatig uit AFAS halen van de proforma met bijlage(s) (in één bestand). Als we de factuur opzoeken en optie 1 / afdrukken selecteren, komt hier alleen de factuur zonder bijlage uit. Terwijl er wél een bijlage is gekoppeld in de boekingslayout. Ook in het dossier van de klant is alleen de factuur te downloaden, en niet inclusief de toegevoegde bijlage.
Helder.
Dan ben ik bang dat je het niet voor elkaar krijgt. Deze bijlagen zijn namelijk niet op de factuur aanwezig maar op de ingediende nacalculatieregels.
Je zou deze vraag eigenlijk eens aan een flex specialist moeten voorleggen; dit is een enigszins unieke module in Profit met unieke werkprocessen. Ik weet dat AFAS een aantal gespecialiseerde medewerkers heeft hiervoor dus wellicht dat je met een incident richting support of kort betaald servicemanagement een eind komt.
Laat de medewerkers de uren en kosten digitaal invoeren en de werkbriefjes als bijlage laten toevoegen. De leidingevende of projectleider laten accorderen en goedkeuren. Dan hoeft er geen proforma naar de leidinggevende of projectleider.