Mail sturen vanuit workflow

Vragen & Antwoorden
1

We willen vanuit AFAS automatisch brieven versturen naar alle medewerkers met daarin een standaard PDF-bijlage.
Er zijn drie varianten van de brief afhankelijk van de situatie van de medewerker:

  • Medewerkers die in een hogere schaal komen

  • Medewerkers die in een lagere schaal komen

  • Medewerkers die in dezelfde schaal blijven

De brieven moeten:

  • Gepersonaliseerd worden op basis van medewerkergegevens (naam, functie etc.

  • Samen met een standaard PDF-bijlage worden verstuurd (bijv. algemene toelichting of beleid)

  • Automatisch worden opgeslagen in het dossier van de medewerker

:red_question_mark:Mijn vraag

Wat is de beste manier om dit in AFAS te realiseren?
Moet ik dit doen via:

  • Ć©Ć©n workflow met condities (hoger/gelijk/lager) en drie documentacties,

  • of is er een efficiĆ«ntere manier om dit te doen in bulk?

Ik wil dat:

  • elke medewerker automatisch de juiste brief ontvangt,

  • de standaardbijlage wordt meegestuurd,

  • en de documenten in het dossier terechtkomen.

Hoe kan ik dit het beste aanvliegen qua inrichting. En hoe zorg ik ervoor dat de mails bv om 10:00uur verstuurd worden, hoe trigger ik de workflow om dit uit te voeren. Ik ben voornamelijk benieuwd hoe jullie dit zouden aanvliegen? Excel merge wilt men helaas niet ivm het opslaan in het dossier. De schalen zijn nog niet ingericht. Ik maak een vrije veld om de diverse medewerkers in categorieƫn te verdelen en dat weer als conditie te gebruiken in de workflow.

Jullie hulp wordt gewaardeerd, alvast dank.

1 like
2

Dag @Jatt020

Ik zou het inderdaad in workflow aanvliegen met een vrij veld voor de categorieƫn. Dan kan je 3 condities maken en die in 3 taken laten uitkomen waar vanuit je de juiste brief laat opmaken. In het berichtsjabloon kan je de algemene bijlage koppelen, maar je kan hem ook koppelen in de taak. Dan laat je in de volgende taak alle bijlages als PDF versturen.

Het starten kan je triggeren door een signaal. In het signaal richt je in wie de brief moeten krijgen en je kan de categorieĆ«n koppelen. Als het echt specifiek op een bepaalde dag om 10.00 uur moet, zou ik het signaal blokkeren en pas die dag deblokkeren voordat je de geplande taak ā€˜Signalen genererenā€™ om 10.00 uur laat uitvoeren. Of je kan hem blokkeren en zelf handmatig op de juiste dag om 10.00 uur deblokkeren en uitvoeren.
Wellicht heeft iemand anders nog een minder handmatig idee.

Groet Ilse

3

Je kan drie aparte brieven maken, of je werkt met subdocumenten. Hiermee kan je stukken tekst wel of niet weergeven op basis van de waarde van het vrije veld die de schaalmutatie (hoger, lager, gelijk). Afhankelijk van de bijlage kan je die welllicht aan het document toevoegen, zodat je Ć©Ć©n bestand hebt.

De personalisatie met NAW e.d. lijkt me geen probleem verder.

De werkwijze die je beschrijft als het gaat om het starten van de workflow ben helemaal mee eens.

Groet, Martie

4

Hartelijk dank beiden, ik kwam op een verkeerd spoor door via hrm/medewerker/medewerker onder de actie knop e-mail, of optie 2. dossieritems en dan workflow uitgaande post via dat te mailen.

Bedankt ik zal het morgen of overmorgen bouwen en testen, ik hou jullie op de hoogte!

5

Weer twee vragen.

Dit kan ik toch ook doen om het signaal te triggeren?

EĆ©n signaal handmatig genereren:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Signaal / Definitie.

  2. Selecteer het signaal dat je wilt genereren.

  3. Klik op: Uitvoeren.

    Je krijgt de vraag of je het signaal wilt genereren.

  4. Klik op: Ja.

    Je genereert het signaal en ziet het resultaat in de weergave Gegenereerde signalen. Je kunt deze weergave ook opvragen via Algemeen / Beheer / Signaal / Tonen.

Vraag 2:

Automatisch e-mailbericht versturen bij signaal - Help Center Nederland

Waarom niet een mail vanuit het signaal sturen en dat koppelen aan een gebruikersgroep?
Ook hier kan je de verzonden mail opslaan in het dossier en een bijlage aan koppelen.

image
image852Ɨ890 66.9 KB

Ik probeer out of the box the denken, en denk aan less is more. De drie smaken kan ik hier ook specificeren op gebruikersgroep of veld uit gegevensverzameling. Hoor het graag of iemand dit eerder heeft gedaan zo. Ik zal het ook testen maar dat ben ik nog aan het uitvogelen hoe en wat.

6

Ik snap trouwens niet hoe ik het signaal zodanig inricht dat hij simpelweg de workflow opstart.

Ik heb nu een signaal gebasseerd op datum. Met in de filter datum van vandaag. Bestemming destreffende workflow gekoppeld.

Geplande taak vooruit gezet. Taak bestemd voor applicatiebeheerder in de workflow als test.

Hoe test ik dit het beste in de testomgeving. Hoe doen jullie dit?