Met goed licentiebeheer in AFAS kun je onnodige kosten voorkomen en beschikbare licenties optimaal benutten. Wanneer licenties niet actief worden beheerd, ontstaat al snel een verschil tussen het aantal afgenomen licenties en het daadwerkelijke gebruik.
Daarnaast voorkom je hiermee ook dat ongewenste of overbodige toegang tot je omgeving blijft bestaan.
Afname versus daadwerkelijke behoefte
Wees kritisch op het aantal omgevingen, gebruikers en medewerkers binnen je AFAS-omgeving. Controleer hoeveel omgevingen er beschikbaar zijn en of deze nog daadwerkelijk gebruikt worden. Het komt regelmatig voor dat oude testomgevingen blijven bestaan terwijl ze niet meer nodig zijn.
Bekijk daarnaast of er een groot verschil is tussen het aantal InSite-gebruikers en het aantal medewerkers. Dit kun je controleren via:
Profit → Algemeen → Omgeving → Beheer → Eigenschappen → Licentie-informatie
Verwijder overtollige omgevingen en blokkeer onnodige gebruikers en medewerkers in alle omgevingen. Controleer ook of gebruikers die toegang hebben tot Profit deze toegang echt nodig hebben voor hun werkzaamheden. Dit helpt niet alleen bij het besparen van licenties 
, maar verkleint ook het risico op ongewenste toegang tot (persoons)gegevens 
.
Analyse van het licentiegebruik
Wil je precies weten welke gebruikers en medewerkers meetellen voor je licenties? In AFAS is hiervoor een handige analyse beschikbaar 
.
Ga naar:
Profit → Algemeen → Omgeving → Beheer → Eigenschappen → AFAS Online
Dubbelklik vervolgens op ‘Licentietelling analyse laten opsturen’. Binnen ongeveer 15 minuten ontvang je een e-mail met een overzicht van alle gebruikers en medewerkers die meetellen in de licentietelling.
Gebruikers blokkeren bij een nieuwe testomgeving
Bij het vernieuwen van een testomgeving is het verstandig om gebruikers automatisch te blokkeren, behalve voor een specifieke gebruikersgroep die toegang nodig heeft 
.
Dit stel je in via:
Profit → Omgeving → Beheer → Eigenschappen → AFAS Online
Dubbelklik op ‘Omgevingsaanvraaginstelling – Gebruikers blokkeren bij kopie als testomgeving’ en zet de waarde op Ja.
Vul bij ‘Omgevingsaanvraaginstelling – Gebruikersgroep uitzonderen bij blokkeren’ de gebruikersgroep in die toegang moet houden.
Gebruikerslicenties worden namelijk over alle omgevingen heen geteld. Wanneer een gebruiker nog actief is in een testomgeving, maar niet meer in productie, telt deze alsnog mee als actieve licentie.
Signalering voor bijna volle licenties
Richt een signalering in zodat je tijdig ziet wanneer het aantal beschikbare licenties bijna op is. Gebruik hiervoor het signaal ‘Beschikbare aantal Profit-gebruikers van de licentie is bijna op (Profit)’. Dit signaal gaat af wanneer er minder dan vijf licenties beschikbaar zijn, zodat je op tijd kunt ingrijpen 
.
Uitdienstmeldingen van medewerkers controleren
Controleer of alle medewerkers uit dienst zijn gemeld 
. Medewerkers met een einddatum contract in het verleden die nog niet officieel uit dienst zijn gemeld, blijven namelijk meetellen in het aantal InSite-licenties. Hier kan je ook een signaal voor inrichten.