Vanuit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is vastgesteld dat je als werkgever niet langer dan noodzakelijk persoonsgegevens mag bewaren dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn vastgelegd. AFAS levert hiervoor standaard functionaliteiten uit in Profit zoals het verwijderen en/of samenvoegen van medewerkers, sollicitanten en personen. Voor het verwijderen van dossieritems ben je beperkt tot het collectief verwijderen van dossieritems of instellen van bewaartermijnen, maar kan je geen analyses draaien of de bewaartermijnen volledig ingericht zijn. Om deze reden hebben wij de volgende tips uitgeschreven:
- Heeft een medewerker loonbeslag? Registreer dit op vrije velden met een begin- en einddatum waar je een Payroll auditor of signaal op vastlegt om na einde van het loonbeslag een melding te krijgen om de aanvullende informatie zoals informatieverzoek en derden verklaring te verwijderen.
- Richt de bewaartermijnen in binnen je Profit-omgeving en bouw een vrij type dossieritem welke buiten workflow bewerkt mag worden waarin je de gegevens extra via vrije velden vastlegt om via één analyse de ingerichte bewaartermijnen te kunnen draaien.
- Doe dit direct als je bezig bent met de inrichting van bewaartermijnen zodat je deze gemakkelijk kan importeren.
- Richt repeterende signalen in die je er wekelijks, maandelijks of per kwartaal aan herinneren dat gegevens opgeschoond moeten worden zodat je geen losse lijsten hoeft bij te houden.
Voorkom problemen tijdens een Audit en maak gebruik van deze informatie om jouw data management weer strak te trekken.