Verklaring omtrent gedrag automatisch in laten vullen bij Onboarden

Vragen & Antwoorden
,
1

Beste community,

Vanuit Onboarding kun je eenvoudig een VOG draaiboektaak aftrappen binnen de workflow. Nu zouden we echter graag al vooraf die gegevens ingevuld willen hebben zodat de aanstaand medewerker niet zelf nog allerlei gegevens hoeft in te vullen én houden we zelf meer de controle.

Is er iemand hier die dit al ingericht heeft en zo ja, hoe zorg je ervoor dat de medewerker alleen nog maar het getekende document hoeft te accorderen middels een digitale handtekening bij DigiD?

Hopende dat mijn vraag duidelijk genoeg is en zo niet dan voeg ik graag meer informatie toe.

Vincent

2

Hi Vincent,

De vraag is voor mij niet helemaal helder omdat een VOG aanvraag vaak de volgende stappen heeft:

  1. Aanvraag van een nieuwe VOG voor medewerker bij Justis
  2. Medewerker vraagt nieuwe VOG bij Justis aan
  3. Medewerker uploadt VOG in AFAS

Zit jouw vraag in stap 1 en 2? Dan zal je waarschijnlijk aan een maatwerk oplossing moeten denken waarin je vrije velden in AFAS bouwt en een ‘Robot’ die deze uitleest en automatisch de aanvraag bij Justis klaarzet. Zit jouw vraag in stap 3, dan ben ik benieuwd wat voor gegevens je van de medewerker nog verwacht dat die in gaat vullen.

Mocht bovenstaande het niet zijn, dan hoor ik graag hoe het proces momenteel bij jullie is ingericht om te kijken wat voor mogelijkheden er zijn om handmatig werk weg te halen.

3

Beste Wouter,

Helaas - zou ik bijna willen zeggen - gaat het om 1 en 2. Dus dan moeten we kijken hoe we dit willen gaan aanvliegen. Want we willen ook nog onderscheid maken in welke medewerkers een VOG moeten aanleveren en wie niet binnen dezelfde werkgever.

Maar dank voor het meedenken!

Vincent

4

Hi Vincent,

Mogelijk kan je met vrije velden op functieniveau nog automatiseren of iemand een VOG moet krijgen en dat je in het script van zo’n robot bouwt dat die bij ‘Nee’ de workflow direct afhandelt. Als je niet op functieniveau kan bepalen of iemand een VOG moet krijgen kan je dit eventueel ook overlaten aan de persoon die het Onboarden opstart.

5

Hi Wouter,

Ik zit me nu te bedenken dat het wellicht een idee is om bij het afronden van de sollicitatie conditioneel een vooringevuld VOG-document toe te voegen, al weet ik niet of dat dan rechtsgeldig is. Dit document zou dan namelijk al naar de te onboarden aanstaand medewerker gestuurd kunnen worden.

Maar dit is misschien wat vergezocht. Wellicht dat er nog gebruikers zijn die hier ook tegenaan lopen? Dan ben ik benieuwd hoe zij dit afgevangen hebben.

In ieder geval dank voor het meedenken!

Vincent

6

Hi Vincent,

Ik zou dit intern goed uitzoeken omdat een VOG vanuit Justis officieel geverifieerd wordt op de doorgegeven kenmerken en je dit met een eigen document niet kan verifiëren.

Wat je zelf ook al zei is dat je vanaf het moment van afronden van de sollicitatie al een taak laat starten. Deze zou ik dan naar de personeelsadministratie sturen om de VOG aan te vragen. Dan kan de sollicitantde VOG aanvraag bij Justis doen en volgt de taak om deze bij jullie aan te leveren later nog tijdens het Onboarden. Dat zorgt er wellicht nog voor dat je geen vertraging tijdens het Onboarden zelf ervaart.

7

Thanks Wouter, we gaan eens kijken naar de beste oplossing.