Wij werken met twee vrije velden bij de medewerker om gegevens over de VOG in op te slaan. Dit hele proces loopt via een vrij dossieritem waarbij we aan het einde automatisch een vinkje laten zetten en een datum opslaan, bij de medewerker. Dit werkt prima, als de betreffende workflow pas afgerond wordt als de medewerker reeds aangemaakt is.
Nu komt het voor dat de VOG controle reeds uitgevoerd is, voordat de Onboarding-workflow is afgerond. Het wegschrijven naar de medewerker werkt dan niet, de VOG gegevens zijn niet opgeslagen bij de medewerker.
Ik heb inmiddels de velden ook aangemaakt bij de sollicitant, maar loop ertegenaan dat ik vanuit het vrije dossieritem niet kan wegschrijven naar de sollicitant.
Heeft iemand een idee voor een alternatieve oplossing? Bijvoorbeeld het wegschrijven van de gegevens automatisch laten plaatsvinden zodra de onboarding is afgerond? Kan zoiets?
de meest simpele oplossing die ik hier zie is om wellicht een controle in te bouwen die kijkt of de medewerker al in dienst is of niet. Is dat niet het geval, dan laat je de workflow tegenhouden.
Wil je de workflow wel eerder verwerken, dan zou ik een vervolgstap inbouwen die niet zichtbaar is in de takenlijst en pas conditioneel afhandelt als de medewerker in dienst is.
Je zou kunnen overwegen om de velden vast te leggen op de persoon i.p.v. op de sollicitant. Dan werkt het wegschrijven wel. Zeker wanneer je naast het Onboarden en de VOG ook andere workflows zou gebruiken die conditioneel dingen moeten doen o.b.v. de vrije velden die je hebt gemaakt, kan dat handig zijn.
Als dit niet noodzakelijk is, omdat je de waarden van de velden niet ook voor andere doeleinden gebruikt en het registreren geen haast heeft, zolang het maar plaatsvindt, dan is het voorstel van Wouter denk ik de beste keuze.
Dank jullie wel voor de aangedragen oplossingen.
Ik denk dat ik dan inderdaad ga voor de oplossing van Wouter:
Extra workflow stap die het wegschrijven van de velden regelt, maar pas als de medewerker geregistreerd is als medewerker.