Even een vraagje in de groep! Zijn er meer AFAS-gebruikers die tegen de beperkingen van de vaste betaalvoorwaarden aanlopen? Bij ons is het namelijk zo dat onze betaalafspraken soms net even anders in elkaar steken dan de standaardopties in AFAS.
Neem bijvoorbeeld onze facturen voor schoolgeld. Die sturen we in één keer vooruit, maar ouders kunnen in drie termijnen betalen (25% in juni, 50% in augustus en de rest in januari). Nu moeten we elke factuur ( kleine 1500 ) handmatig aanpassen, wat best een priegelwerk is.
Zou het niet super handig zijn als we in AFAS zelf betaalvoorwaarden konden aanmaken? Dus dat je één keer kunt instellen: “Bij deze voorwaarde betaal je X% op datum Y, en Z% op datum W”?
Zijn er meer mensen die hier tegenaan lopen? En misschien nog beter: heeft iemand al een slimme workaround of een creatieve oplossing hiervoor gevonden binnen AFAS? Alle tips zijn welkom!
Ik heb tevens een wens aangemaakt hiervoor : FIN-I-1553
Benieuwd naar jullie ervaringen!
Groetjes,
Ghislain The International School Of Amsterdam
De enige module binnen Profit die hiervoor geschikt is is de projectenmodule. Daar zou je dan wel meerdere facturatiemomenten van moeten maken;; namelijk 1 per termijn.
Binnen de standaard van Profit zie ik niet echt een route; het vervelende is: via de connector/import verwacht ik ook dat je hier niet uit komt… Dan kom je al snel op een RPA-achtige oplossing waar je een robotje het werk laat doen via de interface. Waarschijnlijk is dat best overzichtelijk aangezien er geen complexe logica nodig is voor de aanpassing.
Wellicht zijn er mensen die een beter idee hebben, bovenstaande is een soort laatste oplossing omdat je een relatief dure oplossing kiest.
Hi Ghislain,
En als je zelf een betalingsvoorwaarde toevoegd?
Hier kun je namelijk betalingstermijnen als betalingsvoorwaarde toevoegen.
Dit kan onder inrichting>instellingen betalingen>betaalvoorwaarde
Betalingsvoorwaarde toevoegen is niet het probleem dat is erg simpel en dat doen we nu ook.
Echter de voorwaarden zijn gelimiteerd en dat is waar we tegenaan lopen.
Wanneer je kiest voor optie 5 betaaltermijnen kan je de periodes tussen de betalingen per maand aangeven echter zijn dan betaalperiodes dan allemaal hetzelfde. 1 / 2 / 3mnd etc.
In ons geval sturen wij alle facturen in maart met een import van +/- 1500 facturen waar een betaalvoorwaarden op zit van de 1 Juni, 2e betaling is 2 maanden later 1 aug en dan pas 5 maanden later op 1 January. En die laatste periode is helaas niet te regel in AFAS op dit moment.
Hi Ghislain,
Ah, op die manier. Ik had je vraag niet helemaal goed doorgelezen zie ik, excuseer.
Dat valt inderdaad buiten de standaard functionaliteit van AFAS, afgezien van projecttermijnen dan. Ik was eigenlijk wel even benieuwd hoe jullie dat nu hebben geregeld? Geven jullie de termijnen weer onderaan de factuur?
Geen probleem. Op dit moment stellen we de betaaltermijnen in op periodes van twee maanden, waardoor de eerste en tweede termijn op respectievelijk 1 juni en 1 augustus komen te staan. Onze medewerker van de debiteurenadministratie past vervolgens handmatig de laatste betaaldatum per factuur aan naar 1 januari.
Onderaan onze facturen hebben we een sectie toegevoegd met een subrapport. Zodra de betaalvoorwaarde een betalingstermijn inhoudt, worden hier de data en bedragen van de afzonderlijke termijnen weergegeven.
Bedankt voor je imput.
Ik ben ook bang dat ik iets buiten AFAS zal moeten gaan bouwen om dit te automatiseren voor de medewerkers. Echter had ik gehoopt dat er wellicht al een quick fix zou zijn.
Begrijpelijk; als je in staat bent om de facturatie in 3 delen te doen zou dat binnen de standaard van AFAS de makkelijkste manier zijn. Dan kun je 4500 facturen importeren of vanuit de projecten factureren in termijnen.
