Bij ons zijn er steeds meer medewerkers met een bedrijfscreditcard. De bonnetjes van de betalingen worden allemaal apart en op verschillende manieren aangeleverd en moeten dan handmatig worden gematcht aan de afschrijving.
We zijn dus op zoek naar een manier om dit te automatiseren.
AFAS zelf zegt dat er geen functionaliteit is maar maakt voor hun eigen medewerkers hiervoor gebruik van vrije inkoopaanvragen/inkooporders/confrontaties. Dit is voor ons niet een ideale optie.
Zijn er hier mensen die ook dit probleem hadden en dit op een andere manier hebben opgelost?
Wij laten bij ons alles versturen naar onze mailbox voor facturen. Deze mailbox wordt automatisch uitgelezen door AFAS. Vervolgens komen deze als inkoopfactuur (e-factuur) binnen. Deze worden geboekt.
Is dat iets wat ook voor jullie kan werken?
Onze creditcardafschriften worden ook ingeboekt als efactuur, dus dat zou denk ik dubbelop zijn. Het is ook niet echt een factuur, eerder een betalingsbewijs die aan de creditcardafschrift moet ‘hangen’.
Al eens aan budgetpassen gedacht?
Hi Jos,
Kan je dat toelichten?
Volgens mij kun je 1 van 2 routes doorlopen met een creditcard (er zijn vast meer te bedenken maar dit is hoe ik het zou aanpakken afhankelijk van volume):
- Boek de afschrijvingen van de creditcard volautomatisch naar een tussenrekening “creditcardbetalingen” via een transactiecode
- Boek alle betaalbewijzen (vaak ook wel in factuurvorm ivm btw) als inkoopfacturen, zorg dat je een aparte betalingsconditie “creditcard” hebt.
- Maak een memoriaalboeking waarin je deze facturen naar diezelfde tussenrekening boekt.
- Letter de tussenrekening af.
Afhankelijk van volume en frequentie werkt dit aardig, als het om veel transacties gaat dan kun je stap 3 middels een analyse semi-automatiseren en dit per maand doen bijvoorbeeld.
Alternatief is een zakelijke prepaidkaart afnemen bij een bedrijf dat daarin specialiseert én een integratie naar AFAS biedt: Tarieven | Moss of Client case: Christiaan Huygens College - SimpledCard bijvoorbeeld.
Het hangt er een beetje van af wat voor inkopen het zijn. Je noemt nu bijvoorbeeld bonnetjes wat sowieso een vervelende administratieve last meebrengt. Wellicht kun je bij een aantal leveranciers zakelijke accounts opzetten om de gehele berg werk te verminderen ipv. te automatiseren. Dat is natuurlijk contextafhankelijk maar als het gaat om bouwmaterialen, tankbonnen of boodschappen (grootste categorieën die ik zo kan bedenken) dan is dit wellicht nog een optie.
Zie de reactie van Robert (vanaf alternatief).
Ik kan hier Filelinx aan toevoegen. Zij bieden een top oplossing hiervoor.