Inmiddels heb ik veel inkoopfactuur-workflows gezien; deze hebben bijna allemaal het volgende loopje(EN) ingebouwd:
Inkoopfactuur afkeuren > on hold/wachten op creditnota > verwerken creditnota
Als je niet wil werken met een volledige leveranciersportaal: Leveranciersportal - AFAS Klantportal dan kun je vanuit de workflow voor het beoordelen van de inkoopfactuur automagisch een afwijzingsbericht + reden + oorspronkelijke inkoopfactuur meesturen naar jouw leverancier.
We lenen hiervoor een trucje dat al eens eerder gedeeld is in de AFAS geheimen mails. Deze inrichting is toepasbaar op een heleboel verschillende plekken; niet enkel voor de inkoopfactuur.
We leggen hiervoor specifieke contacten vast bij de inkooprelatie en sturen die via de workflowtaak onze afwijzing.
**Stap 1: Bepaal wie de afwijzing moet ontvangen **
Leg bij alle inkooprelaties een contact vast met een unieke vrije autorisatierol: OutSite-rollen toevoegen en koppelen - AFAS Help Center Zorg ervoor dat je deze toegang geeft tot de portal met het mailadres dat je wil gebruiken voor de afwijzingen.
stap 2: bericht instellen
Maak een nieuw berichtsjabloon op basis van Workflowtaak (Profit), voeg hierin bijvoorbeeld de aanhef en afsluiting toe. Neem het veld “laatste reactie(extern)” op in de gegevensverzameling dossier en voeg dit veld in.
Stap 3: Bouw een afwijzingsactie
In de “factuur afgekeurd” taak voeg je een gewone afhandelen actie toe, geef deze een omschrijving “verzenden afwijzing aan leverancier” of iets wat je wil. Zet in elk geval het geven van een reactie op verplicht. Deze verwijst naar een nieuwe taak:
Voeg een workflowtaak toe die als bestemming de aangemaakte portalgebruiker rol heeft. Kies voor Bericht verzenden als dossieritem in deze taak komt > gebruikers van taak (portalgebruikers). Vink aan dat je alle bijlagen van het dossieritem meestuurt. Kies het net aangemaakte bericht. Laat deze taak altijd conditioneel afhandelen. Waar die terecht komt hangt af van hoe je intern met aangevraagde creditfacturen om gaat.
stap 4: robuuster maken
Maak een reactiesjabloon aan onder het type dossieritem inkoopfactuur; geef het een herkenbare naam en zet de voorkeur voor zichtbaarheid op intern en extern. In de inhoud zet je een sjabloon voor de afwijzing. Bijvoorbeeld: We nemen deze factuur niet in behandeling, want: [reden invoegen].
In de workflow voeg je een conditie toe die kijkt naar de laatste reactie(en checkt of deze extern is); dit doe je door in de gegevensverzameling Dossier bij laatste reactie te filteren op “Reactie zichtbaar (omschrijving)” > extern, eventueel kun je ook nog op de inhoud van de reactie filteren als je zou willen helpen met de controle door te checken of “reden invoegen” er niet in staat.
Voeg op de actie “verzenden afwijzing aan leverancier” een controle toe die afgaat op het moment dat niet voldaan wordt aan deze conditie.
Met bovenstaande log je gelijk ook in de flow wat je gemaild hebt naar de leverancier zodat er geen discussie kan ontstaan over wanneer wat gedaan is.
Credits naar Jeroen Collewijn voor de inspiratie; hij is zelfstandig AFAS-expert voor de geĂŻnteresseerden: jeroen@jerommeke.online