Wij gebruiken inkoopaanvragen en genereren verplichtingen uit de inkooporders die ontstaan uit de goedgekeurde inkoopaanvragen (catalogus, OCI en vrij). De verplichtingen matchen we met de inkoopfacturen. Dit gaat in de regel goed, totdat er een inkoop is gedaan die we niet in de kosten willen boeken maar als investering, en daarmee op de balans.
De artikelgroepen die aan de bestelde artikelen hangen, zijn gekoppeld aan kostenrekeningen. Bij het boeken van de inkoopfactuur is de grootboekrekening niet aan te passen wanneer de factuur is gematcht met een verplichting.
Hoe kunnen we de situatie waarin we een bestelling doen en op een balansrekening geboekt willen krijgen, juist ingericht krijgen? Moeten we daarvoor een 2e artikel aanmaken als investeringsartikel, welke we koppelen aan de artikelgroep met gewenste balansrekening?
Ik ben bekend met het Investeringsproject wat vanaf Profit6 gebruikt kan gaan worden. Maar met veel inkooporders/verplichtingen die mbv Verwerken e-facturen automatisch worden gematcht aan inkoopfacturen zonder dat de cred.adm. deze ziet, is de kans groot dat deze facturen toch in de kosten terecht komen.
Wat zijn jullie ervaringen met bestellingen/artikelen die de ene keer in de kosten komen en een volgende keer als investering moeten worden geboekt?
Hoi Albert,
Ik krijg dit ook niet goed opgelost. Heb voor nu inderdaad 2 artikelen gekoppeld en een extra controlestap ingebouwd omdat je heel moeilijk van verplichtingen op de verkeerde grootboekrekening afkomt… Dit gecombineerd met een controle op bedrag >450,- zodat relevante aanvragen eruit gevangen worden.