Wij hebben AFAS Ordermanagement geïmplementeerd en maken nu gebruik van inkoopaanvragen via InSite. Nu lopen we tegen een vraagstuk aan met betrekking tot ons gebroken boekjaar, dat ingaat op 1 augustus.
Tot 1 mei konden alle medewerkers en docenten spullen bestellen die nog binnen het huidige boekjaar/budgetjaar geleverd moesten worden. Vanaf 1 juni hebben we de mogelijkheid geboden om alvast bestellingen te plaatsen voor het volgende schooljaar, voordat de zomervakantie begint. Dit geeft de inkoopafdeling de tijd om alles tijdens de vakantie te bestellen, zodat de benodigde spullen bij de start van het nieuwe schooljaar aanwezig zijn.
Echter, ik zie geen duidelijke manier om deze scheiding in budgetjaren goed in te regelen binnen InSite voor de inkoopaanvragen. Op dit moment hebben we de nummerreeks van de inkoopaanvragen aangepast naar ‘2526’ om aan te geven dat het om een aanvraag voor volgend jaar gaat. Het probleem is echter dat er uitzonderingsaanvragen zijn, bijvoorbeeld van de IT-afdeling, die de hele zomer doorgaan met bestellen voor het huidige jaar, maar nu ook de nummerreeks ‘2526’ gebruiken. Dit zorgt voor onduidelijkheid.
Heeft iemand van jullie dit probleem ook ervaren of heeft hier een oplossing voor weten te vinden? Alle inzichten en suggesties zijn welkom!
Heb je veel webshop of werk je met vrije inkoopaanvragen?
Als het vrije inkoopaanvragen zijn kan je de splitsing wel maken.
Of misschien kan je de projecten hiervoor gebruiken ( ik ben geen project expert) maar ik weet dat je inkoopaanvragen ook op een project kan boeken.
Je maakt dan een project aan bijvoorbeeld inkoop orders 2026.
Bij de inkoopaanvragen kan je dan ingeven voor welke project het dan is.
zo heb je in de alle inkopen die op 2026 geboekt moet worden inzichtelijk in je project.
Waarom is dit relevant? Doe je een extra bewerking op de aanvragen die eigenlijk al voor volgend jaar zijn waardoor je deze apart moet ophalen? Is het zo dat je de verplichtingen die ontstaan moet toewijzen op het nieuwe budgetjaar of iets dergelijks?
Wij gebruiken beide. Zowel OCI koppelingen als vrije inkoopaanvragen.
Echter gaan wij waarschijnlijk afstappen van de OCI koppelingen aangezien hier beperkingen in zitten die bekend zijn bij AFAS maar waar ze nog geen oplossing voor hebben.
Wij gebruiken Projecten nog helemaal niet wellicht toch intressant om the gaan bekijken. Ben wel benieuwd hoe dit dat gaat met de budgetten die in financieel staan kan je die dan koppelen aan project SY 25-26 bijvoorbeeld. Bedankt voor je input.
Voor ons is dit relevant voor de volgende twee punten:
Als medewerkers materialen bestellen voor het volgende schooljaar (bijvoorbeeld in augustus), zien budgethouders nu het bedrag afgeschreven worden van het huidige schooljaarsbudget. Dit is misleidend, zeker als het huidige budget al bijna op is. De budgethouder moet direct kunnen zien dat een aanvraag betrekking heeft op een toekomstig budget, zodat de autorisatie correct kan plaatsvinden en gebaseerd is op de juiste financiële planning.
Daarnaast wordt de financiële verplichting momenteel gekoppeld aan en geblokkeerd in het budget van het huidige schooljaar, in plaats van aan het budget van volgend jaar. Dit vertekent het beeld van de beschikbare middelen voor het lopende schooljaar en kan leiden tot onverwachte budgetoverschrijdingen of het onnodig vasthouden van middelen die eigenlijk voor de toekomst bedoeld zijn.
Wij willen namelijk af van het autoriseren van facturen. 90% van de facture die binnenkomen zouden gekoppeld moeten worden aan een goegekeurd inkoopaanvraag indien deze 100% overeenkomt kan deze direct betaalbaar gesteld worden.