Momenteel zijn we druk bezig met het correct inrichten van onze dossiers m.b.t. de AVG.
Nu is het zo dat in het verleden dossiers tijdens de migratie vanuit het vorige systeem naar AFAS onder één type dossieritem en maar 1 kenmerk zijn gehangen. En dan gaat het hier over veel verschillende soorten documenten, waarvan de bewaartermijnen ook nog van elkaar afwijken.
Weet hier iemand een manier hoe we dit slim kunnen opschonen? Is het downloaden van de bestanden en opnieuw vastleggen (en dan dus juist koppelen onder het correcte type en kenmerk) de enige manier?
Ben benieuwd naar jullie oplossingen en/of ideeën.
Wij liepen tegen exact hetzelfde aan. Wij hebben het opnieuw vastleggen overwogen, maar omdat dit veel werk is hebben wij voor een andere manier gekozen.
Bij ons hebben deze archieven hetzelfde type dossieritem, dus wij hebben een aparte verwijderset gemaakt voor dit type. Er moest sowieso handwerk aan te pas komen, dus de verantwoordelijke kijkt met intervals naar deze set en blokkeert of deblokkeert de regels die op dat moment verwijderd mogen worden.
Mijn tip hierin is om binnen de verwijderset een speciale weergave te maken waarmee je op bepaalde kenmerken kan filteren. Zo kun je ook naar het onderwerp kijken of andere data - in principe kun je alle velden van het dossieritem in die weergave tonen. Wanneer je de verwijderset uitvoert, worden wel alle niet-geblokkeerde regels verwijderd; zelfs als deze niet in de weergave voorkomen. Het is dus handig om in eerste instantie alles te blokkeren voor verwijdering, en vervolgens te deblokkeren wanneer ze eindelijk verwijderd mogen worden.