Complexe roosters in AFAS over 5 entiteiten (advies gevraagd)

Vragen & Antwoorden
1

Complexe roosters in AFAS over 5 entiteiten (advies gevraagd)

Beste allemaal,

Wij lopen tegen structurele problemen aan rondom de inrichting van roosters, werktijden, ouderschapsverlof en parttime-berekeningen binnen AFAS.
We hebben meerdere entiteiten, elk met eigen werkweken en uitzonderingen. Door de hoeveelheid roosters en afwijkingen wordt het steeds lastiger om correcte berekeningen te doen voor verlof, thuiswerkvergoedingen, urenregistratie en ouderschapsverlof met terugwerkende kracht bij wisselende weken bv.

Ik hoop dat iemand kan meedenken over een gestandaardiseerde, toekomstbestendige inrichting.

:blue_circle: Situatie per entiteit

Entiteit A

  • Werkweek: 40 uur

  • Speciale roosters met wisselende weekindelingen storingsdiensten die geen feestdagen uren genieten.

Entiteit B

  • Werkweek: 36 uur

  • Cyclische roosters: combinatie van 4-daagse en 5-daagse weken wisselende weken

  • Uitdaging bij ouderschapsverlof, omdat weekindeling wisselt

Entiteit C

  • Werkweek: 36 uur

  • Zelfde complexiteit als entiteit B

  • Ouderschapsverlof moet per week opnieuw bepaald worden (32 uur / 40 uur situaties)

Overige entiteiten

  • Verschillende parttime-varianten

  • Weekenddiensten

  • Thuiswerkafspraken die per week kunnen verschillen

:blue_circle: Huidige problemen

We hebben te veel roosters in AFAS, waardoor:

  • Verlof met terugwerkende kracht niet altijd correct wordt terugberekend

  • Dagwaardes voor parttimers soms verkeerd worden berekend

  • Thuiswerkvergoeding fout gaat bij wisselende weekpatronen

  • Ouderschapsverlof geen correcte weekbasis vindt (bijv. 32/36/40 uur)

  • Wisselende roosters niet binnen één logica passen

  • Het bepalen van de “parttime dag” lastig is (bijv. 4×8 + 1×4)

Kortom: door de diversiteit per entiteit is het systeem te complex geworden.

:blue_circle: Wat wij willen bereiken

We zoeken een manier om:

1. Standaardroosters per entiteit vast te leggen

  • 40 uur voor entiteit A

  • 36 uur voor entiteiten B en C

  • FT/PT smaken duidelijk onderscheiden

2. Parttime te baseren op standaardrooster

Bijvoorbeeld:

  • 4×8 uur + 1×4 uur

  • Parttimedag automatisch laten bepalen op basis van FTE

3. Ouderschapsverlof correct verwerken

Vooral voor entiteiten met 36-urige weken:

  • Welke week is leidend?

  • Hoe verhoudt de 32-urige ouderschapsverlofweek zich tot 36 uur of 40 uur?

4. Wisselende roosters & cyclische schema’s

  • Hoe dit het beste inrichten zonder tientallen varianten?

5. Thuiswerkvergoeding

  • Hoe bepaal je per dag correct of iemand thuis of op kantoor werkte bij wisselend rooster?

:blue_circle: Mijn vraag aan de community

Heeft iemand hoe ik dit kan aanpakken?

  • Het stroomlijnen van roosters over meerdere entiteiten?

  • Het reduceren van tientallen roosters naar een beheersbaar aantal basisstructuren?

  • Correcte berekening van:

    • Ouderschapsverlof per week

    • Thuiswerkvergoeding bij wisselende roosters

    • Parttimedagen bij gecombineerde roosters (bijv. 4×8 + 1×4)

En in het bijzonder:

:backhand_index_pointing_right: Hoe richt je AFAS zo in dat terugwerkende kracht correct blijft werken bij rooster- en verlofmutaties?

Alle voorbeelden, best practices of oplossingen uit jullie organisaties zijn welkom.

Alvast veel dank voor het meedenken!