Momenteel zijn we op zoek naar de beste manier van registratie van thuiswerkdagen/kantoordagen, zodat de reiskostenvergoeding zo efficiënt mogelijk gedaan kan worden (ook rekening houdend met medewerkers die gebruik maken van leaseauto’s en/of mobiliteitsbudget).
Hoe doen jullie dit? Maken jullie gewoon gebruik van de thuiswerkdagen-functionaliteit in AFAS of gebruiken jullie externe applicaties?
Ik zit voornamelijk met het feit dat ik wil vermijden dat er teveel werk uit voortvloeit, als een medewerker iedere week op andere dagen thuiswerkt. Niet dat steeds leidinggevenden thuiswerkroosters moeten goed-/afkeuren.
En hoe zorgen we er dan voor dat we zo min mogelijk handmatig werk hebben voor de uitbetaling van de reiskostenvergoeding?
Het hangt een beetje af van jullie huidige inrichting; die heb ik nu niet helder. Ik ga nu even uit van een vaste reiskostenvergoeding o.b.v. de 214-dagenregeling. Als je de thuiswerkdagen via de AFAS functionaliteit vastlegt, betekent dit dat de medewerker een standaard aantal dagen pw gemiddeld thuiswerkt. Vaak zie je dat 1 of 2 vaste dagen vastgelegd worden, maar dat de dagen in werkelijkheid wel flexibel zijn (Is niet heel mooi). Maar dit zorgt wel voor de juiste vergoeding.
Als er geen gemiddeld aantal thuiswerkdagen vast te leggen valt, wordt het iets anders. Wat ik hierin zou adviseren, is een loonmutatieprofiel aan te maken waarin de medewerker de gewerkte thuiswerkdagen (achteraf) kan declareren. Deze laat je intellen op de looncomponent ‘Thuiswerkdagen t.b.v. reiskostenvergoeding’, zodat de reiskosten op de juiste manier gecorrigeerd worden.
Aan het loonmutatieprofiel kun je een workflow hangen die gecontroleerd moet worden door bv de leidinggevende, zodat erop toegezien wordt dat de medewerker deze juist registreert. Als je dit goed inricht, heb je er eigenlijk geen werk aan, omdat de reiskosten automatisch gecorrigeerd worden met de goedgekeurde thuiswerkdagen en de thuiswerkvergoeding automatisch via de LC vergoed wordt.
Als jullie werken met nacalculatie, kun je dit ook laten aangeven bij het boeken van de dagelijkse uren.