Binnen veel AFAS-omgevingen worden documentsjablonen nog steeds gebruikt waarvoor ze ooit “bedoeld leken”: nieuwsberichten en vacatures. Functioneel prima, maar in de praktijk laat je hiermee een groot deel van de waarde onbenut.
Wat vaak ontbreekt, is het besef dat documentsjablonen in de basis niets meer zijn dan een gestuurd publicatiemiddel, volledig geïntegreerd met de gekozen doelgroepen (Lezers) in AFAS.
En precies daar zit de kracht.
Met documentsjablonen kun je namelijk eenvoudig structuur aanbrengen in informatievoorziening richting medewerkers.
Denk bijvoorbeeld aan:
-
Een centraal informatieloket voor medewerkers
-
Een kennisbank met handleidingen voor medewerkers in het veld
Hieronder licht ik een praktisch voorbeeld toe.
Informatieloket voor medewerkers
Door meerdere documentsjablonen in te richten, kun je een centrale pagina creëren waarin verschillende informatiecategorieën worden gebundeld.
Het grote voordeel:
Je bepaalt per documentsjabloon wie mag lezen en wie mag publiceren.
Hiermee kun je informatie eenvoudig segmenteren, bijvoorbeeld per werkgever, afdeling of doelgroep.
Inrichting
-
Maak per categorie een documentsjabloon aan
Denk aan categorieën zoals CAO, Verzuim, HR of Werkinstructies. -
Stel de autorisaties in (lezers en auteurs)
-
Gebruik bij specifieke doelgroepen: Lezen o.b.v. selectie
-
Maak een selectie en filter bijvoorbeeld op: Werkgever = 02
Alleen deze doelgroep krijgt inzage in het sjabloon
-
-
Activeer het sjabloon binnen de eigenschappen van de site
Ga naar de eigenschappen van de Site - tabblad Documentsjablonen -
Controleer de naam van de overzichtspagina
Deze vind je op het tabblad Overzicht van het documentsjabloon -
Maak een nieuwe portaalpagina aan in InSite en voeg de overzichten toe aan de pagina
-
Voeg een paginaonderdeel ‘Onderdeel uit bestaande pagina’
-
Selecteer de overzichtspagina van het documentsjabloon
-
Herhaal dit voor alle categorieën
-
Resultaat
Je creëert één centrale pagina waarin medewerkers eenvoudig hun informatie kunnen vinden, volledig afgestemd op hun rol en rechten.
Hier een mooi voorbeeld hoe het eruit kan komen te zien:
Van werkvloer naar smartphone: jouw databank in AFAS Pocket
Waar het echt interessant wordt, is wanneer je dit doortrekt naar de AFAS Pocket App.
Veel organisaties hebben medewerkers die niet dagelijks achter InSite zitten, maar wel continu afhankelijk zijn van actuele informatie. Denk aan mensen op locatie, in de zorg, op de werkvloer of buiten.
Juist daar wil je geen afhankelijkheid van losse documenten of verouderde instructies.
En wat heeft iedere medewerker altijd bij zich? Juist: de mobiele telefoon.
Met de AFAS Pocket App kun je documentsjablonen slim inzetten als een mobiele databank.
Door documentsjablonen te combineren met kenmerken (categorieën en subcategorieën) en deze beschikbaar te maken in de Pocket App, creëer je een gestructureerde en eenvoudig doorzoekbare databank.
Inrichting
1. Documentsjablonen aanmaken
Maak per hoofdonderwerp een apart documentsjabloon aan.
Denk aan:
-
Brandveiligheid
-
VCA
-
NEN
-
VGM
Wil je binnen deze onderwerpen verder differentiëren? Gebruik dan kenmerken.
2. Categorieën (kenmerken) aanmaken;
Om structuur aan te brengen, maak je eerst categorieën aan.
Bijvoorbeeld:
-
Brandveiligheid
-
VCA
-
NEN
-
VGM
Deze vormen de basis van je databank.
3. Subcategorieën definiëren
Binnen de categorieën kun je verder verfijnen.
Bijvoorbeeld binnen Brandveiligheid:
-
Blusmiddelen
-
Ontruiming
-
Preventie
Hiermee maak je de informatie beter vindbaar voor de eindgebruiker.
4. Documenten categoriseren
Bij het toevoegen van documenten aan het documentsjabloon:
- Koppel je de juiste categorie en subcategorie
Hierdoor ontstaat een gestructureerde databank
5. Functionaliteit activeren in Pocket App
Zorg dat de gebruikersgroep die gekoppeld is aan de Pocket App de functionaliteit “Mijn Pocket” heeft.
6. Pocket App configureren
Ga naar de instellingen van de Pocket App:
-
Tabblad Mijn Pocket
-
Voeg een naam toe (bijv. Databank)
-
Kies een passend icoon
-
7. Menustructuur inrichten
Ga naar:
Vrije inrichting → Mijn Pocket menu
-
Voeg menu-items toe (bijv.):
-
Brandveiligheid
-
VCA
-
NEN
-
VGM
-
Kies hierbij het type: Menu
8. Submenu’s toevoegen
Per menu-item:
-
Ga naar tabblad Submenu
-
Voeg nieuwe items toe
-
Selecteer de gewenste content (bijv. overzicht van documentsjabloon)
Je kunt hierbij werken met maximaal 3 niveaus:
-
Hoofdmenu
-
Submenu
-
Onderliggend menu
Resultaat
De medewerker heeft via de Pocket App direct toegang tot een gestructureerde databank, volledig afgestemd op zijn of haar werkzaamheden.
Dit resulteert in:
-
Snellere toegang tot informatie
-
Minder fouten in uitvoering
-
Altijd werken met de meest actuele instructies
Hoe komt dat er dan uit te zien:
De echte vraag
De vraag is dus niet of je documentsjablonen gebruikt.
Maar of je ze inzet als:
Een simpele publicatietool
of als:
Een strategisch onderdeel van je informatievoorziening