We zijn ons nog aan het oriënteren op het hoe onboarden in te richten. Wij maken momenteel geen gebruik van draaiboektaken, maar hanteren eigen type dossieritems per afdeling. Ik krijg de indruk - maar wellicht heb ik het mis - dat bij het gebruiken van draaiboektaken je per functie draaiboektaken moet inrichten en met bijna 100 verschillende functies zou dat een hels karwei worden in mijn eentje. Dus ik ben even benieuwd naar degenen die er al mee aan de slag zijn gegaan (of het wellicht zelfs al helemaal afgerond hebben) hoe zij hiermee omgegaan zijn (m.n. dus draaiboektaken gebruik). Alvast erg bedankt voor de reactie!
AFAS blijft overigens zelfs 2x per dag herinneringen sturen met de vraag wát wij gaan doen m.b.t. inrichting Onboarden, erg storend, maar dat terzijde.
AFAS geeft inderdaad de keuze om per functie een draaiboek in te richten, maar wil je daar geen gebruik van maken, dan kan je een draaiboek maken gebaseerd op het type ‘‘Aanvullende gegevens sollicitant’’. In dit draaiboek richt je je aanvullende gegevens profiel evenals de overige taken in. Je kan momenteel geen vrije type dossieritems in dit profiel koppelen, dus die moet je onder het profieltype ‘‘Persoonsdocument’’ inrichten.
Hoi Wouter, dat is goede informatie! We maken momenteel in het geheel geen gebruik van draaiboeken, maar gebruiken vrije type dossieritems, dus dan moeten we daar eens naar kijken. Nog meer werk aan de winkel dus.
Maar dank voor je reactie!
Wij maken op dit gebruik van de onboarden workflow. Wij maken gebruik van twee type draaiboeken. De eerste is aanvullende gegevens sollicitant en de andere is medewerker in dienst. In de bijlage kun je zien welke draaiboektaken er bij het profiel vaste medewerker worden opgestart. Bij de kolom vervolgpagina kun je zien welke pagina’s er zijn gekoppeld.
Dat is waardevolle informatie Freek. Ik moet bekennen dat ik namelijk nog nooit iets met draaiboektaken gedaan heb (nu 2 jaar werkend met AFAS). Mijn voorgangers hebben het ook niet gebruikt, maar de invulling zoals jij die geeft maakt het toch wel overzichtelijk en daarmee zou feitelijk datgene wat ik nu in een aantal vrij type dossieritems heb zitten over kunnen naar draaiboekregels
Inmiddels merk ik dat draaiboektaken toch inderdaad behoorlijk handig kúnnen zijn, maar het hele onboardingproces is helaas niet uitgewerkt genoeg voor mij om zelfstandig in te gaan richten. Je doet dit per slot van rekening ook voor het hele bedrijf (specifiek HR) en het moet wel goed staan en ik moet geen stappen gaan missen, een AFAS-HR-consultant (of AFAS-partner) inhuren is voor ons gewoonweg een must.
Hallo Freek, ik ben benieuwd wat bij jullie het proces is van de VOG aanvraag. Ik ben bezig met het inrichten van het Onboarden. Nu wordt bij het indienst melden (-45 Sollicitant indienst) automatisch een nieuw dossieritem 13 Taak voor: PSA opvragen VOG opgestart. PSA vraagt bij Dienst Justis de VOG aan voor de sollicitant en zodra zij op akkoord klikken, gaat er een email naar de sollicitant met uitleg hoe ze de VOG moeten aanvragen. Nu loop ik bij het inrichten van het onboarden er tegen aan dat het draaiboek Aanvullende gegevens opvragen veel eerder in het proces wordt gegenereerd. En dan weten we nog niet zeker of de sollicitant daadwerkelijk indienst komt en zou de VOG aanvraag voor niks zijn geweest, toch?
Kan ik me helemaal voorstellen Vincent. Het inrichten van het onboardingsproces is behoorlijk omvattend. Zelf heb ik eerst de onboarding workflow met verschillende profielen gelanceerd. Komende tijd ga ik de recruitment module in Afas hieraan koppelen zodat het bij de vacature aanvraag al goed gaat. Toevallig weet ik dat Tom de Vries van Procesbouwers het onboardingsproces ook heeft ingericht, misschien dat je eens met hem kan kijken of hij/zij wat voor jullie kunnen betekenen. Succes alvast!
De VOG aanvraag starten wij op als we het onboardingsproces aftrappen. De personeelsadministratie vult beknopt de gegevens van de nieuwe medewerker in het betreffende profiel en het onboardingsproces wordt gestart. De eerst opvolgende stap is dat de personeelsadministratie een VOG gaat aanvragen voor de medewerker. Zij hebben daar het mailadres en de naam van de medewerker voor nodig. Vervolgens ontvangt de medewerker van Justis een mail voor het bevestigen en betalen van de aanvraag. Als je de VOG later zou willen aanvragen, dus op het moment dat de medewerker in dienst komt, zou je kunnen overwegen om in het type draaiboek in dienst een taak aan te maken die 30 dagen voor datum in dienst afgaat bij de personeelsadministratie voor het aanvragen van een VOG. Dit type draaiboek wordt namelijk pas gestart als de onboarding workflow is afgerond, aangezien deze workflow ervoor zorgt dat er een medewerkerkaart komt. Mocht je nog vragen hebben laat maar weten.
Hallo Freek,
Dank je wel voor je reactie!
Ik ga nog eens even nadenken over je oplossing van een draaiboektaak 30 dagen voor indienst voor de personeelsadministratie.
Nu gaat er een berichtsjabloon met uitleg naar de sollicitant. Ik weet niet of deze dan nog automatisch gegeneerd kan worden.
Ik ga erin duiken :-).
Groet,
Ilona
