Wij zijn sinds anderhalve week over op onboarden inclusief draaiboek aanvullende gegevens sollicitant. Er worden verschillende draaiboektaken opgestart die beoordeeld moeten worden via verschillende workflows, waaronder:
Persoonsdocument aanleveren (-96)
Medewerker opleidingen (-174)
Aanvullen gegevens sollicitant (-115)
In al deze workflows moet de eerste beoordeling uitgevoerd worden door de toekomstig leidinggevende van de sollicitant. Daarom hebben we aan de beoordelingstaak de gebruiker âLeidinggevenden en vervangers -bestemming dossieritem (Organigram (actueel))â toegevoegd. Met deze instelling komt de taak echter niet bij de toekomstig leidinggevende van de sollicitant uit (maar bij niemand).
Hoe kunnen we dit oplossen zodat de taak wel bij de leidinggevende komt?
Hoi Kim, wij hebben het omzeild door met een vrij dossieritem aan te maken in het begin van de WF Onboarden. Daarmee wordt de OE-code waarop de sollicitant wordt aangemeld toegevoegd in een vrij veld op de CRM Persoon. Daarna hebben we condities gebouwd op basis van die OE-code om de taak te kunnen doorsturen. Omslachtig en in potentie een risico op veel onderhoud, maar het werkt nu voor ons en we hopen dat AFAS in P7/P8/P⌠met iets slims komt waardoor het makkelijker kan.
Dank voor het antwoord en ik hoop er nog op dat er wellicht een andere manier is om het op te lossen. Het melden bij AFAS als feedback op het help artikel over sturing van workflows heeft het volgende antwoord opgeleverd:
âJe kunt bij de sollicitant een verantwoordelijke of een organisatorische eenheid vastleggen. Deze kun je vervolgens in de draaiboektaken (voor het opvragen van aanvullende gegevens) gebruiken om de toekomstige leidinggevende het persoonsdocument te laten beoordelen.â
Ik ga onderzoeken of dat vastleggen van de organisatorische eenheid dan kan zonder jullie oplossing, of dat jullie oplossing juist de bedoeling is.
Wij zijn tegen precies hetzelfde probleem aangelopen, dat geldt bij ons overigens ook voor de aanvullende gegevens. Die komen zonder kunstgrepen ook nergens terecht terwijl we wel een verantwoordelijke voor de sollicitant hebben ingevuld bij het onboarden en ook een verantwoordelijke voor de vacature waaraan de sollicitant gekoppeld is.
Het lijkt er een beetje op of alle Organigram/W&S gerelateerde toedeling van taken bij andere WFâs niets doen.
Wij hebben het nu opgelost door in de workflow een extra stap toe te voegen die conditioneel altijd wordt afgehandeld met een actie om de instuurder van het bovenliggende dossieritem (de start van de onboardingflow) als verantwoordelijke over te nemen in deze WFâs. De beoordeling gaat vervolgens naar de Verantwoordelijke (en vervangers).
Ook niet echt de manier waarop ik het graag zie, maar voor nu werkt het. Ik ben echter benieuwd of het gebruik van verantwoordelijke sollicitant/vacature of toekomstig leidinggevende wel werkend te krijgen is voor alle aanvullende gegevens-draaiboektaken.
AFAS geeft zelf het volgende aan:
âDe taak komt nu niet bij de leidinggevende terecht omdat Profit geen leidinggevende kan bepalen. Dat gebeurt pas als de sollicitant gekoppeld is aan een organisatorische eenheid (OE) of aan een verantwoordelijke. Bij een onboarding die je handmatig start wordt dat veld automatisch gevuld; bij een onboarding vanuit de sollicitanten-stamkaart gebeurt dat niet.
Zo los je dit op:
Vul bij de sollicitant het veld âVerantwoordelijke sollicitant â Organisatorische eenheidâ of het veld âVerantwoordelijkeâ vóórdat je het draaiboek Aanvullende gegevens sollicitant start.⢠Open de sollicitant, kies het juiste OE of verantwoordelijke en sla op.⢠Zorg dat de gekozen OE in het organigram een leidinggevende heeft (bovenliggende OE met âBevat medewerkersâ aangevinkt).
Pas de bestemming in de draaiboek-workflow zo nodig aan:⢠Gebruik âLeidinggevenden en vervangers â verantwoordelijkeâ wanneer je met het veld Verantwoordelijke werkt, of⢠Blijf bij âLeidinggevenden en vervangers â bestemming dossieritemâ wanneer je het veld Organisatorische eenheid vult.
Als het veld eenmaal is gevuld kan Profit via het organigram de toekomstig leidinggevende vinden en verschijnt de draaiboektaak in diens takenlijst.â
Maar op basis van jouw antwoord vermoed ik dat dit dus niet goed werkt.
Zou je mij kunnen toelichten hoe jullie de instuurder van de onboarden flow ophalen om als verantwoordelijke van het dossieritem vast te leggen? Dat lijkt me voor nu dan ook de meest efficiĂŤnte oplossing.
Ik kan helaas inderdaad bevestigen dat de oplossing van AFAS bij ons niet werkt. Wij starten de onboarding vanuit Recruitee/Tellent waarbij Recruitee een sollicitant aanmaakt en de sollicitant direct gekoppeld wordt aan een vacature (waar nb verantwoordelijken aan gekoppeld zijn). Daarna wordt de stamkaart voor de sollicitant aangemaakt.
Vervolgens start de leidinggevende de onboardingflow vanuit deze stamkaart en wordt ook de verantwoordelijke voor de sollicitant verplicht gesteld (en default ingevuld met de instuurder) alvorens de onboarding-flow echt gestart kan worden.
Desondanks krijgen alle draaiboektaken geen gebruikers op welke van de W&S of Organigram-categorie dan ook.
Dit lukt pas als we de Verantwoordelijke (categorie basis-geel gemarkeerd) ook als gebruiker toevoegen en er via een automatisch afgehandelde stap voor zorgen dat deze gevuld is met de instuurder van de Onboarding (dossieritem hoger).
Ik hoop dat je er wat mee kunt. Bij ons werkt het nu iig.
EĂŠn kanttekening is nog wel dat wij (als een van de allerlaatsten) nog over moeten naar Profit 6. Mogelijk is ons probleem dus al opgelost in Profit 6, maar dat kan ik pas na komend weekend beoordelen. Er is iig wel al een ander probleem waar wij ook last van hebben dat wel gepatcht is in Profit 6, maar niet meer in Profit 5. Dus dat maakt het geheel nog wat onvoorspelbaarder.
Bij ons is het inderdaad in Profit 6 verholpen. Wij vullen de leidinggevende OE en de Verantwoordelijke van de sollicitant bij aanmaken onboarden. Deze worden nu goed gevuld bij de sollicitant (ook in geval van herindienst of nevendvb, want daar zat een bug bij het onboarden!). Bij de draaiboektaken maak je dan gebruik van Verantwoordelijken sollicitant en vervanger. Eerder deden we het via de work around (via Profit) bij de sollicitant, tot de bug eindelijk was opgelost.
