E-mail sturen zodra medewerker Insite heeft

Vragen & Antwoorden
1

Dag allemaal,
Willen jullie eens met mij meedenken?

Wij hebben een vrij dossieritem waarin wij nieuwe medewerkers vragen om hun nevenwerkzaamheden door te geven (nevenwerkzaamheden: het verrichten van (onbetaalde of betaalde) werkzaamheden voor anderen buiten de tijdstippen waarop de medewerker arbeid verricht bij Zorgfederatie Oldenzaal. Onder arbeid voor anderen vallen ook werkzaamheden die de medewerker als zelfstandige uitvoert.).

Wij geven medewerkers handmatig toegang tot Insite, zodra zij hun arbeidsovereenkomst hebben getekend. Dan zet onze medewerker ICT het account om van Outsite naar Insite.
De workflow nevenwerkzaamheden start zodra een medewerker indienst is. Echter het komt meerdere malen voor dat de arbeidsovereenkomst nog niet is getekend op moment van indienst. We zijn er intern mee bezig om dit te verbeteren, maar meestal komt het er op neer dat een medewerker zo snel mogelijk begint, omdat er personeel te kort is.

In de workflow wil ik regelen dat er een mail naar de medewerker gaat zodra de workflow in de taak voor de medewerker zit, maar je begrijpt het vast al
 de medewerker heeft dan nog niet altijd toegang, dus die mail gaat niet altijd op het goede moment. En ik wil niet dat hij naar het prive mailadres gaat.

Nu dacht ik, ik maak een conditie met het vinkje Insite op de gebruiker = J. Die zet ik op ‘Naar vervolg taak als conditioneel (via geplande taak)’, ik zet er een taak met een mail achter en laat hem weer landen in de oorspronkelijke taak.
Maar dit heeft 2 nadelen.

  1. Dan blijft hij elke dag die mail versturen, zodra de medewerker Insite heeft. Immers dat vinkje gaat aan en blijft en de medewerker voldoet dan steeds aan de conditie.
  2. De knop kan ik wel op zichtbaar zetten als deze voldoet aan de conditie, maar dan ziet de medewerker die knop ook. En dat wil ik niet.

Ik dacht ik zet de taak bij mij en ik filter deze taken wel weg uit ‘Mijn taken’ en dan gaat hij door naar de taak voor de medewerker, zodra de medewerker Insite heeft en in die taak wordt dan de mail verstuurd. Maar dat voelt ook niet als een gedegen oplossing.

Ik neem dat jullie hier ook wel eens mee te maken hebben. Zo ja, hoe lossen jullie dit op?

Alvast bedankt voor het meedenken!

Groet Ilse

2

Bij ons wordt een medewerker niet eerder geregistreerd als het contract niet is ondertekend (op outsite) door de “sollicitant” in de workflow. Ook maken we gebruik van draaiboektaken als deze medewerker indienst is gekomen. daardoor heeft de medewerker altijd de juiste autorisatie.

1 like
3

Dag allen,
Ik heb het opgelost door het filter aan te passen. De taak wordt nu pas gestart als het werk e-mailadres ‘zorgfederatieoldenzaal.nl’ bevat en het vinkje ‘Insite’ op ‘Ja’ staat.

1 like