Hieronder mijn geheimen voor een optimale AFAS ervaring. Heb jij er nog eentje die hieraan toegevoegd moet worden? Plaats dan een reactie op dit geheim!
Kruip in het hoofd van je gebruiker (en blijf daar even zitten)
Hier begint het allemaal.
Voor wie bouw je dit proces eigenlijk? Hoe werken zij?
Zelfs binnen één team kan dit al verschillen. Denk maar aan een verpleegkundige en de teamleider binnen dat team.
Jij werkt waarschijnlijk vaak achter een computer. Maar doen alle medewerkers dat ook? Of gebruiken zij meer hun smartphone?
Of je het wil of niet:
De gebruikerservaring wordt bepaald door hún realiteit.
Niet die van jou.
Minder is (bijna) altijd meer
Kan het met minder kliks? Minder stappen? Minder goedkeuringen?
Doe het dan.
AFAS is een middel, geen doel.
Hoe minder gedoe, hoe meer blijheid.
Een voorbeeld:
Waarom wil je eigenlijk mutaties van medewerkers goedkeuren?
Weet jij echt beter waar iemand woont dan diegene zelf?
En als je tóch wilt controleren…
Doe het dan in één keer per maand.
Niet dossier voor dossier.
Gebruik je startpagina als vertrekpunt (niet als ontvangsthal)
Een warm welkom is fijn.
Maar mensen komen niet naar InSite om plaatjes te kijken.
Ze willen iets doen. En het liefst direct.
Zorg dus dat de belangrijkste acties vanaf de startpagina te bereiken zijn.
Zonder zoeken. Zonder klikken.
Maak je instuurpagina’s slimmer (en minder saai)
Niemand leest vooraf het personeelshandboek.
Pas als ze íets moeten doen, wordt informatie relevant.
Dus plaats alle uitleg op je instuurpagina:
• Waarom bestaat dit proces?
• Hoe stuur je het in?
• Wat gebeurt er daarna?
Dat scheelt frustratie én vragen.
Herinner je gebruiker waar hij écht is
De meeste mensen openen InSite… zelden.
Daarom lopen de taken op.
Je kan daarom niet zonder herinneringen. Maar een herinnering op InSite is kansloos.
Denk dus na: waar is je gebruiker?
Grote kans: in zijn mailbox.
Gebruik dat kanaal. Slim en structureel.
Je kan herinneringen maken vanuit elke workflow. Gebruik hiervoor een conditie op het veld “Laatst gewijzigd” van de OutSite status.
Maak je toelichtingen top
Als een gebruiker een workflow opent en moet nadenken…
Ben je ‘m kwijt.
Zorg dat je toelichtingen:
- opvallen
- helder zijn
- direct aanzetten tot actie
Je kan bijvoorbeeld de achtergrond een andere kleur geven. Maar wist je dat je ook specifiek onderdelen dikgedrukt kan maken? Je kan hiervoor “Basic Syntax” gebruiken. Lees hier hoe je dat kan instellen.
De performance verbeteren
Een belangrijk onderdeel van de ervaring is de snelheid…
Deze kan je aanzienlijk verbeteren met wat slimme geheimen. Hoe je dit doet lees je hier.
Zet workflowknoppen waar ze wél gezien worden
Standaard staan workflowknoppen rechts.
Maar: op OutSite (en soms InSite) missen mensen ze gewoon.
Wist je dat je ze ook elders op de pagina kunt zetten?
Hier lees je hoe je dat doet.
Promoot de Pocket App via InSite
Veel mensen vinden InSite… een drempel.
De Pocket App niet. Die voelt licht, snel en simpel.
Zorg dus dat je bovenaan je startpagina een knop zet:
“Pocket App downloaden?”
Leg achter die knop ook uit hoe je ‘m installeert.
Maak je eigen iconen (en geef je portaal een ziel)
De standaard AFAS-iconen zijn… tsja, standaard.
Wil je echt een eigen stijl?
Maak je eigen iconenset.
Dat oogt niet alleen fijner.
Het voelt meteen een stuk meer “van jullie”.
Tip: kijk eens naar AI-tools om iconen te genereren.
Het is nu makkelijker dan ooit.
Deel hieronder jouw geheim voor een optimale AFAS gebruikerservaring!