Al bijna twee jaar ben ik aan het stoeien met een wens van onze Finance-afdeling, ondanks meerdere pogingen krijg ik het maar niet opgelost. De wens is vrij eenvoudig: elke inkoopfactuur die niet geconfronteerd wordt met een inkooporder en onder een bepaald bedrag is dient automatisch goedgekeurd worden. Inkoopfacturen worden bij ons ingestuurd door Whitevision via de updateconnectoren. Zij sturen facturen geblokkeerd in, de inkoopfactuurworkflow in AFAS zorgt voor deblokkeren. Geen rocket science allemaal zou je zeggen…
In de eerste stap van de workflow wordt gekeken of er een match is met een inkooporder, is dit niet het geval of wijkt het bedrag af dan gaat hij de procuratie/beoordeling in. Op diezelfde plek in de workflow heb ik een nieuwe actie toegevoegd met een conditie op basis van bedrag. Deze leidt naar een nieuwe taak waar ik vervolgens de speciale actie ‘Accorderen inkoopfactuur’ heb gekoppeld die conditioneel zonder rechten op taak met conditie ‘Altijd’ wordt uitgevoerd. Dit gaat goed wanneer ik de factuur handmatig via Profit inboek, alleen wanneer de factuur door Whitevision wordt aangemaakt loopt de workflow wel netjes het juiste pad, maar wordt de factuur uiteindelijk niet van blokkade gehaald. Wat ik ook heb getest is direct in de eerste taak de speciale actie ‘Accorderen inkoopfactuur’ toevoegen en die conditioneel zonder rechten op taak met conditie ‘Bedrag <X’ af laten handelen. Ook in dat geval bleef de factuur geblokkeerd.
Wie heeft de gouden tip? Waarom werkt het wel als ik een factuur via Profit aanmaak, maar niet als ie via Whitevision loopt? Momenteel drukt Finance overigens handmatig op dezelfde actieknop, en gaat de factuur netjes van blokkade.
Issue is overigens lang geleden al aangekaart bij Whitevision, hier kreeg ik het volgende op terug:
Jouw voorbeeld document wordt inderdaad mét betaalblokkade aangeboden bij AFAS maar zover ik kan beoordelen, heeft de verwerking vanuit Whitevision altijd al zo gelopen. Indien in de oude workflow de betaalblokkade van Whitevision documenten wél werd verwijderd na goedkeuring, dan wekt dat bij mij de indruk dat deze instellingen in de nieuwe workflow niet 100% overeenkomen.
Ik heb uit zorgvuldigheid even een consultant gevraagd om met mij mee te denken. Mijn collega geeft ook aan dat wij geen invloed hebben op wat er in AFAS na aanbieden van het document gebeurt maar dat het natuurlijk wel mogelijk is om documenten zonder betaalblokkade bij AFAS aan te bieden als dat gewenst is.
Mijn advies is dus tóch om deze vraag bij AFAS neer te leggen om na te gaan onder welke voorwaarden de betaalblokkade in de nieuwe workflow wordt verwijderd én waarom juist documenten vanuit Whitevision niet voldoen aan deze voorwaarden.
Mocht dan blijken dat er een aanpassing binnen Whitevision noodzakelijk zijn om aan te sluiten op de nieuwe workflow, dan mag je hiervoor een consultancy verzoek insturen.
