T.a.v. onze inkoopfacturen beoordeling workflow lijkt er een situatie te zijn ontstaan waarin de eerste taak gevolgd wordt door 2 conditionele acties (beiden conditioneel zonder rechten op taak), niet meer door loopt.
In principe is er niets veranderd in de samenstelling van de 2 aparte condities en werkte het tot afgelopen vrijdag ook netjes maar dus sinds gisteren niet meer. Ik heb meerdere checks gedaan in de workflow editor via “testen conditie” en kom tot de conclusie dat ongeacht of er in conditie A een resultaat “Waar” en in conditie B een resultaat “Onwaar” uitkomt, de taak blijft hangen. Mij was bekend dat net als benoemd in het topic Worden conditionele acties op volgorde van het workflowplaatje afgehandeld? ,er in principe bij een resultaat “Waar” op een actie, de taak en de workflow dan ook automatisch via die actie doorloopt.
Ik constateer ook situaties waar beide condities opeens beiden het resultaat “Onwaar” opleveren maar dat zou gezien de tegengestelde inrichting van die condities ook vreemd zijn en aangezien er voor zover mij bekend niets is gewijzigd in de samenstelling van die condities t.o.v. vorige week. Ik vraag me dan dus ook af wat er mis gaat?
Het enige wat ik kan melden is dat we ook een nieuwe workflow aan het bouwen zijn maar die staat nog niet gekoppeld d.m.v. een kenmerkcombinatie.
Het niet doorlopen van de betreffende taak zit wat dat betreft ook echt in de nu nog huidige/actuele workflow aangezien er dus ook nog geen dossieritems gebruik maken van de nieuwe workflow.
V.w.b. de stilliggende taken/dossieritems snap ik dat ik die ook d.m.v. “Conditioneel (via geplande taak)” eventueel weer een zetje zou kunnen geven (al is dat dan ook maar via een geplande taak en maximaal 1x per dag..) maar alvorens dat te doen of de AFAS Support in te schakelen, hoop ik dat iemand hier de gouden tip heeft voor waarom de taken zich dan opeens niet meer automatisch laten verhouden tot de conditionele acties?
De zichtbaarheid staat op enkel intern. Probeer eens om dit te zetten op zowel intern/extern zichtbaar. Ik ben hier in sommige workflows ook tegenaan gelopen.
Dank voor de suggestie, helaas lost dat het probleem v.w.b. het niet doorlopen niet op en blijven nieuwe inkoopfacturen/dossieritems ook hangen in de taak ondanks dat beide acties dan nu op Zichtbaar voor: “Zowel extern als intern” staan.
Zou het ook vreemd vinden als het wel de oplossing zou zijn geweest aangezien tot vorige week de taak ook gewoon doorliep op basis van de zichtbaarheid: “Alleen intern”.
Blijft voor mij overeind staan dat het dan dus toch wellicht aan de back-end/programmatuur van AFAS ligt en ik zal dan toch maar een melding maken bij AFAS Support en kijken of ik de stilliggende taken alsnog een zetje kan geven d.m.v. het instellen van Conditioneel (via geplande taak) i.c.m batch(geplande)taak "Workflowtaken Conditioneel afhandelen.
Hoi Roderick, is er misschien iets aan de hand met het afas account van de beoordelaar die gevonden moet worden als de conditie waar is? Ik zeg ook maar wat. Groet Niels.
Ook dank voor de suggesties maar helaas ook daarin ligt voor zover ik heb kunnen checken ook niet de oplossing. Tot de laatst ingebrachte inkoopfactuur/dossieritem vorige week donderdag liep alles, volgens de workflowinrichting die we al een jaar of 5 hebben staan, goed door en bij de eerstvolgende inkoopfactuur vanaf afgelopen maandagochtend, blijven de inkoopfacturen/dossieritems hangen.
Er zijn meerdere bestemmingen (gebruikersgroepen) aanwezig in de taak voor de 2 conditionele acties en in de taken na de betreffende conditionele acties en in geen geval betreft het een achterliggend geblokkeerd gebruikersaccount en/of een niet ingestelde vervanger bij afwezigheid door verlof/verzuim van 1 van de bestemmingen.
Dank in ieder geval voor de suggesties zover.
Mocht er nog iemand een idee hebben dan verneem ik het uiteraard graag.
Ik heb in ieder geval een ticket aangemaakt bij AFAS Support en ze gaan er naar kijken maar zoals gewoonlijk was het eerste antwoord vanuit Support alweer dat inrichtingsvraagstukken dan wel een kennis vraagstuk m.b.t. workflows in principe bij AFAS Servicemanagement liggen.
Op basis van de checks van mijn kant en jullie suggesties blijft mijn vermoeden bestaan dat het niet aan ons ligt. Dat blijft in mijn ervaring met AFAS blijkbaar toch ook iedere keer weer een spelletje touwtrekken om de daadwerkelijke oorzaak (van zo’n plots ontstane situatie) goed en wel boven water te kunnen krijgen.. terwijl intussen wij als AFAS klant dan weer halsoverkop een workaround/tussenoplossing moeten toepassen om er maar voor te zorgen dat een proces binnen de software dan maar niet te lang stil blijft liggen. Neemt niet weg dat de oorzaak alsnog bij onszelf zou kunnen liggen maar de controles wijzen dat dus vooralsnog niet uit.
(Sorry voor de lange onderbouwing maar ik loop wel vaker tegen dit soort onverklaarbare situaties aan en hoop eigenlijk dat, zeker met dit soort community’s, AFAS zich ook meer open kan stellen naar ons als gebruikers in dit soort praktijk situaties.)
Je zit in de workflow Inkoopfactuur, de meest voorkomende bron van ellende hier is 1 van 2 zaken:
a) administratie is toegevoegd in de gegevensverzameling. Dit veld heeft impact op hoe de gegevensverzamelingen werken.
b) er wordt gefilterd op een veld uit e-factuur vs inkoopfactuur en deze zijn inconsistent geboekt
c) er is een veld in de ggv van de conditie toegevoegd dat maakt dat sommige regels niet meer uniek zijn.
Bovenstaande is allemaal wat lastig te vinden maar heb ik veelvuldig als oorzaak gezien van problemen in de workflow inkoopfacturen. Hopelijk helpt het je wat, en anders wil ik best een keer meekijken.
Je bent een held!
De oorzaak blijkt dan toch inderdaad aan onze kant te zitten door de toevoeging van een veld in de gegevensverzameling “inkoopfactuur” en dan zoals jij omschrijft:
“c) er is een veld in de ggv van de conditie toegevoegd dat maakt dat sommige regels niet meer uniek zijn.”
Heel fijn dat jij die kennis hier met ons deelt want wat mij betreft is ook dit typisch een kennis aspect dat zelfs AFAS zelf dus ook niet boven water weet te brengen. (inmiddels is het antwoord van AFAS support dat er een aanpassing gedaan moet worden in de inrichting/conditie..)
Ik vindt het in feite ook bijzonder dat zoals je zelf al zegt de “ellende” dan dus al ontstaat en dat het toevoegen van een kolom in de gegevensverzameling dan dus een (in)direct effect heeft op een, op die gegevensverzameling gebaseerde, conditie die in principe enkel voor ons op het oog op basis van filter(s) op specifieke kolomm(en)/veld(en) zou acteren.
Wellicht denk ik er als simpele functionele beheerder en niet-programmeur in een bepaalde optiek ook wel iets te makkelijk over en zit er misschien wel een hele uitgebreide gedachtegang achter waarom conditionele uitvoering zich dus kan laten beïnvloeden door toevoeging van een kolom/veld maar, logisch, makkelijk door te gronden en dus uiteindelijk gebruiksvriendelijk van AFAS vindt ik het zeker niet.
Dus nogmaals heel hartelijk dank aan iedereen voor de suggesties, de proces-bouwers community voor het mogelijk maken van dit kennisuitwisseling platform en @Robert in bijzonder en voor jouw kennisdeling op dit specifieke workflow gebied!
Hierbij ook nog de verklaring/redenering vanuit AFAS Support en Servicemanagement, die gaven aan dat:
“Dit wel het gedrag is van de gegevensverzameling volgens verwachting (hoe de software werkt).
In de gegevensverzameling voeg je namelijk velden toe. Een factuur in dit geval moet op elke waarde een ‘hit’ hebben. Als je dus velden toevoegt waardoor inkoopfacturen niet meer aan de waardes voldoet van de gegevensverzameling, dan komt dit inderdaad te vervallen. Ik ga dit intern doorzetten om na te gaan of hiervoor het helpartikel aangepast moet worden. De werking is echter dus wel volgens verwachting.”
Een in een gegevensverzameling ingebracht veld dient dan ook definitief gebruikt te worden binnen een conditie om de de check op conditie doorgang te kunnen laten vinden en zoals AFAS het dus omschrijft, er daarmee een “hit” plaatsvindt. Oftewel er moet dus altijd een “hit” kunnen plaatsvinden v.w.b. de in gegevensverzameling toegevoegde veld(en) die dan ook in conditie(s) gebruikt dienen te zijn.
Wat mij betreft een goede nuance om door AFAS aan te laten brengen in de AFAS Help documentatie en vandaar hier dan ook ter verdere kennisdeling.
Dit is geen nuance maar gewoon aantoonbaar onjuist . Voeg maar een willekeurig veld toe in de gegevensverzameling uit de factuurkop, je conditie blijft werken.
De reden dat het mis ging is 1 van de volgende 2:
Je hebt een veld toegevoegd waardoor de regels niet meer uniek zijn (bijvoorbeeld grootboekrekening) heeft voor 1 factuur meerdere waarden terwijl een conditie altijd maar op 1 record filtert.
je hebt een administratieveld toegevoegd, de achterliggende gegevensverzameling vertoont aam de hand daarvan bijzonder gedrag (ook wel uit te leggen).
Als je niet filtert op een specifiek veld uit de gegevensverzameling zijn alle waarden die in dat veld staan geldig.
