Wij willen aan iedere leidinggevende een mailing versturen, een week nadat de medewerker leidinggevende geworden is. Of een medewerker leidinggevende geworden is, leiden we af aan de laag in het organigram.
Hoe zouden jullie dit signaal opbouwen? We willen niet dat bij een nieuwe functieregel, waarin diegene óók op een leidinggevende laag komt, de mail / het signaal opnieuw verstuurd wordt.
Functie 1: Leidinggevend: wel mail/signaal
Functie 2: Leidinggevend: geen mail/signaal
Wanneer een medewerker terugkerend leidinggevende geweest is, dus op een leidinggevende laag gestaan heeft, vervolgens daarna enige tijd niet meer, maar op een later moment wel weer, dan moet de mail ook verstuurd worden.
Gaat elke mutatie op dit gebied te allen tijde via InSite?
Zo ja, dan kan het vrij eenvoudig.
Je maakt dan een signaal aan op basis van de gegevensverzameling Workflowmutatie mederwerker/org. eenheid/functie.
In de gegevensverzameling kun je de laag ophalen van de OE die nu gemuteerd gaat worden bij de medewerker. Dus de nieuwe laag. Ook kun je via Dossieritemkoppeling de actuele laag ophalen van de OE van de medewerker.
Door op beide lagen te filteren, krijg je alleen een signaal als de medewerker op dit moment geen leidinggevende is, maar dit wel gaat worden als gevolg van de workflowmutatie. Daarmee borg je de door jullie gewenste situaties beiden in één klap.
Bij ons werken alle medewerkers zonder leidinggevende rol altijd op laag 9. Leidinggevenden staan juist nooit op laag 9, maar op een hoger gelegen laag. Is dit bij jullie ook het geval, dan kan het filter er bijvoorbeeld zo uitzien:
Het enige wat je wel even moet realiseren, is dat hier nu gekeken wordt naar de OE op het (hoofd)dienstverband. Dus mocht iemand op het dienstverband op laag 9 staan, maar in de formatieverdeling van dat dienstverband ook een regel op een hoger gelegen laag hebben, dan is de medewerker feitelijk al leidinggevende. In het signaal wordt hier dan geen rekening mee gehouden en ontvangt men toch een bericht wanneer men op dienstverbandniveau op een leidinggevende laag wordt gemuteerd. Het is dus even de vraag of dit bij jullie voor kan komen, mits jullie überhaupt met formatieverdeling werken.