De welbekende melding 'Het aantal uren uit de verlofboeking overschrijdt het verlofsaldo van de verlofperiode. Een negatief verlofsaldo is niet toegestaan of het maximum wordt overschreden. ’ verschijnt in principe al bij het insturen, wanneer een saldotekort voor een verlofaanvraag zich voordoet. De verlofaanvraag kan dan niet worden ingestuurd (en dat is correct).
Het gebeurt incidenteel dat een verlofaanvraag wel kan worden ingestuurd, maar dat de verlofaanvraag conditioneel (automatisch) niet geregistreerd kan worden omdat er een saldotekort is. De workflow blijft daardoor hangen met als fout in de wachtrij de bovengenoemde foutmelding.
Hebben jullie enig idee hoe het kan dat soms aanvragen toch kunnen worden ingestuurd, ondanks een saldotekort? We willen idealiter niet dat deze aanvragen überhaupt ingestuurd kunnen worden, om hangende workflows te voorkomen.
Wij hebben dit probleem ook regelmatig. AFAS geeft aan dat je regelmatig het verlof moet herberekenen.
Bij ons komt het doordat we feestdagen vooraf inboeken via de sluitingsdagentabel. Ik werk bij een scholengemeenschap en voor de feestdagen die door de week vallen moeten medewerkers bij ons een verlofdag inleveren.
Als er door de medewerker een verlofaanvraag wordt gedaan en bij ‘Type verlof’ wordt gekozen voor het samengesteld verlof, wordt er niet meteen gekeken uit welk verlofpotje het verlof gehaald moet worden. Dat gebeurt pas bij het goedkeuren van de verlofaanvraag, waarbij de verlofaanvraag omgezet wordt naar en verlofboeking.
Wij vinden dit ook echt heel vervelend en krijgen het niet uitgelegd aan de medewerkers. We hebben dan ook op advies van AFAS iedere dag het verlof herberekend vanaf 2019 (toen zijn we de verlofmodule gaan gebruiken). Dit is natuurlijk niet wenselijk!
Vanaf dit jaar hebben wij alle feestdagen en vakanties vooraf ingeboekt via de sluitingsdagentabel. We gaan niet meer iedere dag het verlof herberekenen. Ik ben dan ook erg benieuwd of het nu goed blijft gaan.