We krijgen een nieuwe mandateringsregeling per 1-1-2026.
Naar aanleiding daarvan een nieuw procuratieschema en een nieuwe workflow inkoopfacturen.
Ik wil die uiteraard sowieso eerst in een testomgeving uitproberen, die ik net heb aangemaakt.
Inkoopfacturen behandelen we via WhiteVision, die schiet de boeking in en maakt de workflow aan.
Voor WhiteVision hebben we ook een testomgeving, die is gekoppeld aan een Afas testomgeving.
Wat gaat er wijzigen?
We hebben nu als grondslagen kostenplaatsen en kostendragers (indien van toepassing).
Grensbedrag (ingesteld bij 3e beoordelaar) 10k.
Nieuwe situatie:
Extra 2e beoordelaar, 5k
Extra 3e beoordelaar, 25k
Extra 5e beoordelaar, 75k
Ook nieuw: we gaan naar drie grondslagen, Grootboekrekening komt erbij.
Nu is mijn eerste vraag:
Kan ik in de testomgeving, welke nu dus een kopie is van de live, alle procuratie instellingen en het schema aanpassen, de workflow importeren (is geëxporteerd uit de nieuwe live) en aanpassen en vervolgens testen? (Ik vermoed van wel).
Maar dan, mijn tweede vraag:
Stel dit is allemaal getest en goed bevonden, hoe krijg ik het dan in de live werkend? Ik heb maar één Insite omgeving….
Nou, ik ga dus een nieuwe workflow maken, die moet vanaf 5-1 a.s. live.
Daarin hebben we meer beoordelaars. Nu hebben we eigenlijk alleen de eerste (bedrag 0, i.e. prestatieverklaarder) en derde beoordelaar (bedrag 10k, i.e. de budgethouder).
Een deel van de budgethouders verschuift naar de groep met 5k mandaat en een ander deel naar de groep met 25k.
Daarnaast komt er, zoals gezegd, een grondslag bij (grootboekrekening) met bedrag 75k.
Stel ik zet dat op een bepaalde datum (2-1) live, wat gebeurt er dan met de oude workflows?
Wij zijn ook van plan de procuratie binnenkort aan te passen. Wij werken al met de grondslagen kostenplaats/kostendrager en grootboek en boeken ook in Whitevision. . Onze werkwijze is als volgt.
Wij gaan de facturen die op het moment van aanpassen nog onderweg zijn afkeuren. Dan zijn ze in elk geval uit het proces. In onze beleving is het laten staan van de facturen niet verstandig omdat alles dan in de war is na het aanpassen. Het beste is natuurlijk om alles “leeg” te hebben maar dat gaat bij ons niet lukken.
Verwijderen van de huidige procuratieregels. We hebben de huidige regels geëxporteerd en die passen we waar nodig aan (bij ons vind er bijvoorbeeld een verschuiving plaats van 4 naar 3 en de bedragen veranderen).
Dan maken we de aanpassingen in de bedragen van het procuratieschema.
En dan importeren we de nieuwe procuratieregels.
De facturen die nog onderweg waren geven we dan weer een zetje om op route te gaan. Uiteraard betekend dit voor sommige medewerkers dat ze opnieuw een factuur moeten goedkeuren maar dat is even niet anders.
Dit hebben wij getest in de testomgeving en dit lijkt vooralsnog goed te gaan. Om dit live te laten gaan gebruik je precies dezelfde stappen. Ik begrijp niet zo goed wat je bedoeld met dat je maar 1 liveomgeving hebt. Dat heeft er toch niks mee uit te staan? Of bedoel je dat je het ook in de Insite testomgeving wilt testen? Je kunt in de testomgeving ook een testinsite koppelen toch?
Dank je, Yvonne, helemaal top.
Vergeet die opmerking m.b.t. één live (Insite-) omgeving. Door het afwijzen van de lopende workflows omzeil je een belangrijke uitdaging.
