Sinds enige tijd maken wij gebruik van het beoordelen van inkoopfacturen via standaard dossieritem -5 met daaraan gekoppeld de procuratie. We hebben een aantal inkooprelaties die een machtiging automatische incasso hebben. Hierdoor gebeurd het dat facturen die nog in de workflow zitten al worden geïncasseerd. Door de verwerking wordt de openstaande factuur afgeletterd met de betaling en is het dossieritem voor de beoordeling niet meer beschikbaar waardoor niet beoordeelde facturen in het dossier van de inkooprelatie staan. Vraag: Herkent iemand deze uitdaging en zo ja… Als je een oplossing hebt gevonden hoor ik hem graag
Hoi Mary,
Ik weet niet of ik je uitdaging helemaal goed begrijp. Vandaar even een vraag ter verduidelijking. Een automatische incasso wordt via je bankafschrift verwerkt toch? Wordt je bankafschrift automatisch geboekt/verwerkt en daardoor de inkoopfactuur meteen afgeboekt?
Groeten
Yvonne Postma
Firda
Als je gebruik maakt van de workflow inkoopfactuur zal je ook in moeten stellen dat facturen default geblokkeerd worden voor betaling. De actie ‘Accorderen inkoopfactuur’ in de workflow zorgt voor verwijderen van deze blokkade. Vanaf dat moment kan hij betaalt worden en komt hij dus naar voren in betaalopdrachten. Het lijkt mij dat dit ook geldt voor facturen die door de leverancier automatisch geincasseerd worden. Als je facturen niet blokkeert voor betaling/incasso kunnen ze dus betaalt worden buitenom de goedkeuring via de workflow.
Hallo Yvonne,
Met het automatisch verwerken bankafschrift gaat het goed. Dan blijft het dossieritem/workflow beschikbaar. Het gaat mis bij het handmatig afstemmen van betaling tegen openstaande factuur terwijl de factuur nog in de workflow staat.
Hoi Mary,
Voor zover ik weet boeken wij bij ons de automatische incasso’s via de bank handmatig op de crediteur en wanneer de factuur door de workflow is dan pas zetten we de boeking van de bank op de factuur zelf. Zo heb je in elk geval geen “last” van het stoppen van de workflow.