Wij willen onze subsidietrajecten onderbrengen in de projectenmodule. Vaak doen we deze trajecten samen met andere (externe) partijen. Wij verzorgen dan de gehele projectadministratie.
Hierin is de urenadminstratie het belangrijkste. Daarnaast krijgen wij alle uitbetalingen van de subsidieverstrekker binnnen en moeten die op basis van geschreven uren verdelen of de betrokken partijen.
Nu twijfelen ik of alles onder 1 project moet onderbrengen of dat ik per partij een project moet aanmaken en dan 1 hoofdproject.
Wat is hierin handig?
Deze vraag is niet zo makkelijk te beantwoorden omdat er nogal wat afwegingen zijn:
Hoeveel uren worden er gemaakt op één activiteit; tot welk detail moet je rapporteren; hoe worden de gelden die je ontvangt vastgesteld; wil je het doorverdelen volledig automatiseren of moet dit op een specifieke manier gebeuren (raakt aan rapportage) etc.
Ik zou hiervoor eens tijd reserveren met een AFAS consultant/een compleet ontwerp op papier zetten.
Om je directe vraag te beantwoorden naar beste kunnen:
Als je alles op één project boekt moet je de splitsing van welke partij welke uren maakt in de werksoorten, verbijzondering, fase of een andere extra laag aanbrengen in de projectenadministratie. Daarnaast moet je de inkomende gelden dan ook langs deze as doorverdelen waardoor dit proces ook complexer wordt. Deze manier van opvoeren zorgt voor extra complexiteit én bemoeilijkt de rapportage waardoor ik zou neigen naar een constructie met hoofdprojecten.
Ik had al wel verwacht dat op mijn vraag geen simpel antwoord is te geven
Belangrijkste eis vanuit de subsidieverstrekker is een sluitende urenadministratie. Dat betekend dat wij de verschillende soorten uren(werksoorten) per betrokken partij goed moet vastleggen.
Het doorverdelen van de gelden hoeft niet perse geautomatiseerd worden.
Ik neig dan denk ik naar meerdere projecten met 1 hoofdproject.
Hallo Eef-Jan,
Wij hebben vergelijkbare subsidieprojecten waar eigen medewerkers en externen uren op schrijven. Dat doen ze op hetzelfde project. Aan de personen die uren schrijven kun je een gegeven koppelen waaruit duidelijk wordt of het eigen personeel is of een medewerker van een andere organisatie. Zo houd je voor de projectleider alle uren op 1 project en kun je voor externe verantwoording vanuit datzelfde project eenvoudig alle uren overleggen, gesplitst naar organisatie.
