Wij gaan binnenkort starten met een aantal ontwikkelprojecten waarvoor subsidies zijn aangevraagd. Nu wil het geval dat we 3 subsidies krijgen die elk aan 3 projecten zijn te koppelen. We hebben dus een soort matrix met in de kolommen de projecten en in de rijen de subsidies. Maw 9 combinaties. Project A krijgt middelen uit subsidies 1, 2 en 3. Project B idem, project C idem.
De vraag is hoe we dit handig en slim kunnen inrichten, waarbij het niet te lastig moet worden voor de medewerkers die op deze projecten werken en dus uren moeten schrijven. Maar waarmee voor de projectleiders A, B en C wel goede stuurinformatie genereren.
Ik zit te denken om 9 projecten aan te maken die per 3 samengeteld kunnen worden in een (BI-)rapportage. Binnen de projecten gebruiken we de fasering om projectactiviteiten te benoemen.
Is dit een denkrichting die wat jullie betreft een goede is? Of zijn er beter oplossingen denkbaar?
Hoi Albert,
Dit hangt vooral af van twee zaken die ik niet kan opmaken uit wat je schrijft:
- Is de uitnutting van de subsidie afhankelijk van werkzaamheden passend bij de subsidie? Bijvoorbeeld voor zo’n subsidie: Maatwerkregeling Duurzame Inzetbaarheid & Eerder Uittreden (MDIEU) sectoren | Subsidie en regeling | Uitvoering Van Beleid moet je expliciet werkzaamheden toeschrijven aan subsidieafhankelijke activiteiten
- Is de subsidie een pot met geld die verdeeld wordt over de projecten en “op” kan of is deze afhankelijk van het gedane werk?
Hoi Robert,
De werkzaamheden die we doen voor de projecten passen idd bij de subsidie die daarvoor is aangevraagd. Vandaar ook de fasering naar projectactiviteiten. De medewerker schrijft zijn uren op de fase behorend bij de uitgevoerde werkzaamheden.
Maar vanuit de 3 subsidiestromen kunnen dus werkzaamheden worden gefinancieerd voor 3 verschillende projecten.
Hoi Albert,
Mooi ‘probleem’.
Omdat dit een many-to-many relatie is zou ik kiezen voor de volgende oplossing;
Subsidie
Ik zou de subsidies als een (subsidie)project boeken met daaronder een subproject voor de verdeling naar de ontwikkelprojecten. (dus bij hoofdsubsidie A 3 subprojecten)
- op subsidieniveau heb je dan inzicht hoe de subsidie verdeeld is.
- Op het hoofdsubsidieproject kun je dan verder alles boeken en vastleggen mbt de subsidie in combinatie met de financiële afwikkeling van de subsidie.
Ontwikkelproject
In het ontwikkelproject zou ik een extra veld op de fase opnemen. Dit veld verwijst dan naar het subproject van de subsidie.
Op het ontwikkelproject zou ik ook een projectdossier plaatsen die een link heeft naar het subsidieproject. In dit dossier zou ik de afhandeling van de deelsubsidie opnemen, zodat er ook vrije velden op het ontwikkelproject gevuld kunnen worden. Doordat in de WF het subsidiesubproject bekend is, is ook de verleende subsidie bekend.
Zo heb je een sluitend systeem.
Rapportage/Stuurinformatie
Met deze data kun je nu in power BI een rapportage opzetten met stuurinformatie voor de projectleider of verantwoordingsinformatie voor de subsidie.
Mocht je vragen hebben? Ik hoor ze graag