Regelmatig zie ik in mijn netwerk vragen voorbij komen om informatie aan elkaar te knopen die eigenlijk een functieveld in AFAS vereist. Denk aan situaties als: “Ik wil maximaal één dossieritem van deze soort bij deze bestemming hebben”, “Ik wil weten hoeveel actieve abonnementen een verkooprelatie heeft” of : “ik wil een groep medewerkers in een selectie opnemen die een specifieke opleiding hebben voltooid”.
Het kan niet, maar het kan wel 
Door middel van onderstaande kun je je eigen functievelden (light) maken door slimme signalen + workflows.
Een voorbeeldcasus:
Ik wil van een project expliciet weten of het over budget is omdat ik voor die projecten XYZ wil doen. Normaliter lukt dit niet, omdat het bepalen of een project over budget is een afgeleide is van de totaal voorcalculatie vs totaal nacalculatie.
Stap 1: Maak een signaal op basis van een gegevensverzameling waar beide criteria in voorkomen. In dit geval dus projecttotalen.
- Filter in dit signaal op de gewenste situatie. Bijvoorbeeld totaal nacalculatie > voorcalculatie.
- De projecten waar deze waarden “waar” zijn heb je nu in een signaal zitten.
Nu is het zaak om deze projecten te markeren.
stap 2 maak een vrij veld aan waar je dit nodig hebt. In dit geval op project een vrij vinkveld “over budget” en een vrij datumveld “logging budget project”
stap 3 maak een vrij dossieritem aan met als bestemming waar je het vrije veld wil vullen. In dit geval “project”.
- Leg in dit dossieritem een workflow vast die beschrijft wat er gebeuren moet. Bijvoorbeeld “project muteren over budget” + een relevante kenmerkcombinatie.
- Vul via deze flow met “waarde toekennen” het vinkje op het project. Waarde toekennen aan velden in de workflow - AFAS Help Center
- Vul ook de loggingsdatum met “vandaag”
stap 4 laat het signaal deze workflow starten Signaal voor starten workflow inrichten - AFAS Help Center
- Laat de workflow automatisch conditioneel afhandelen.
- pas het signaal aan om ook dit vinkveld én het loggingsveld te bevatten. Deze gebruik je voor de vergelijkingswaarde om het signaal elke keer dat de situatie wijzigt opnieuw af te laten gaan.
Je vrije veld wordt nu automagisch bijgewerkt zodra de situatie zich voordoet. Er zijn een paar variaties en smaken om rekening mee te houden:
Het uitzetten van het vinkje uit dit voorbeeld gebeurt met een tweede signaal,
dit volgt bovenstaande stappen maar dan voor projecten die onder budget zijn.
–
Extra:
-
Stel je wil niet een situatie ja/nee wegschrijven maar een waarde (bijv. het aantal abonnementen) dan neem je deze waarde mee op een vrij veld op je dossieritem om hem vervolgens via die route weg te schrijven op de plek waar je wil.
-
Je kunt nu ook vervolgsignalen bouwen omdat je een gegevensverzameling hebt uitgebreid met je eigen functieveld. In mijn voorbeeld kan ik nu op alle plekken waar ik verwijs naar project bij mijn vette nieuwe veld om bijvoorbeeld Forecasts die horen bij een project dat uiteindelijk over budget gegaan is te controleren of er in mijn salestraject niet iets misgegaan is.
-
Er zijn een aantal variaties/mutaties mogelijk hierop. Als je met condities werkt kun je sommige functies in één workflow bouwen ipv. een losse workflow per onderdeel. Dit is een kwestie van persoonlijke voorkeur.
-
Gebruik dit enigszins spaarzaam, een opvolger/collega zal je dankbaar zijn als er niet allemaal esoterische functievelden zijn. Documenteer je signalen extra duidelijk
