Binnen InSite en OutSite worden workflowacties standaard rechts op de pagina of onderaan (mobiel) weergegeven. Het is de standaard, maar zeker niet altijd de beste gebruikerservaring.
Wat veel organisaties niet weten, is dat je deze workflowacties ook los kunt trekken van die standaardpositie en ze direct kunt verwerken in de pagina zelf. En precies daar ontstaat ruimte om je proces echt te sturen.
Van standaard knop naar onderdeel van je proces
Door workflowacties via de pagina-indeling terug te plaatsen (bijvoorbeeld met een banner waarin je de bron op Acties zet), kun je ze positioneren waar ze inhoudelijk logisch zijn. Met een relatief eenvoudige inrichting:
- Zorg dat de workflow actief is voor de gebruiker (bijvoorbeeld via een draaiboek).
- Open de betreffende pagina in Sitebeheer.
- Voeg op de pagina een banner toe van het type ‘Acties’.
Hiermee verdwijnen de acties van de standaardpositie en worden ze onderdeel van je content. Het effect is subtiel maar krachtig: de gebruiker leest niet alleen wat hij moet doen, hij kan het direct op die plek uitvoeren.
Waar dit direct impact heeft
Met name in OutSite zie je hier het verschil. Bijvoorbeeld binnen onboarding- of sollicitatieprocessen, waar gebruikers minder bekend zijn met de omgeving. Door acties meerdere keren of op strategische plekken terug te laten komen, voorkom je dat iemand moet zoeken of terug moet scrollen.
Een herkenbaar voorbeeld is het vacaturesjabloon. Standaard staat de actie Solliciteren bovenaan of onderaan. Door deze actie ook halverwege of onderaan de pagina terug te laten komen (via dezelfde techniek), verlaag je de drempel om daadwerkelijk te solliciteren. Zonder aanpassing in je workflow, puur door slimme positionering in de pagina.
Wat hier vaak misgaat
In veel omgevingen zijn workflows functioneel ingericht, maar niet vanuit gebruikservaring. Acties staan “waar AFAS ze neerzet”, in plaats van waar ze logisch zijn binnen het proces. Terwijl je met deze aanpak:
- De gebruiker actief begeleidt;
- Minder vragen krijgt (“waar moet ik klikken?”);
- Processen intuïtiever maakt zonder extra complexiteit.
De echte vraag
Heb je je workflows ingericht voor het systeem, of voor de gebruiker?