Profit wordt continu doorontwikkeld en dat is gunstig, maar daardoor wordt het soms lastig om het overzicht te houden in de werking van alle actieknoppen in workflows. Om het overzicht te bewaren, hebben wij hieronder de meest gebruikte (speciale) actieknoppen voor je uitgewerkt en toegelicht zodat je niet meer op meerdere plekken hoeft te zoeken.
Algemene actieknoppen
Afhandelen
Met de knop Afhandelen zet je de workflow door naar de volgende stap of rond je deze volledig af. Deze knop registreert geen gegevens in Profit, tenzij Waarde toekennen is ingericht.
Delegeren
Door te Delegeren zet je de workflow tijdelijk door naar een andere gebruiker. Deze knop wordt veelal gebruikt voor het opvragen van aanvullende informatie of een tweede beoordeling. De gedelegeerde kan de workflow enkel afhandelen met een reactie.
Overdragen
Bij Overdragen draag je de workflow volledig over naar een andere gebruiker. De gebruiker die gekozen is bij Overdragen is vanaf dat moment volledig verantwoordelijk voor de verdere afhandeling van de huidige taak.
Maak mij verantwoordelijk
Door jezelf verantwoordelijk te maken kan je de workflow sturen dat deze alleen voor jou nog op te pakken is wanneer de vervolgstap in de workflow voor de bestemming Verantwoordelijke is, maar je kan de knop ook gebruiken wanneer de workflow voor een gehele groep zichtbaar is om zichtbaar te maken dat jij deze verder af gaat handelen.
Maak iemand anders verantwoordelijk
De werking van deze knop is gelijk aan die van Maak mij verantwoordelijk met het verschil dat je in dit geval niet jezelf, maar een collega verantwoordelijk maakt voor het vervolg van de workflow.
Jonas-opdracht
Met deze knop wordt automatisch een vooraf ingestelde Jonas-prompt uitgevoerd binnen de workflow. De prompt leg je vast in de workflow en kan niet door de gebruiker op InSite worden aangepast. Zo kan er bijvoorbeeld in een sollicitatie automatisch een prompt worden uitgevoerd met de instructie: āSchrijf een enthousiaste reactie naar de sollicitant en vraag op welke dag hij of zij beschikbaar is om langs te komen.ā
De beoordelaar krijgt vervolgens een informatieblok te zien met de door Jonas gegenereerde tekst. Deze output kan worden gekopieerd en gebruikt in de verdere afhandeling van de workflow.
Veelvoorkomende speciale actieknoppen
Afkeuren (Alleen bij Profit type dossieritems)
Wanneer de ingevulde gegevens in de mutatie incorrect of onvolledig zijn kan je middels deze knop de workflow afkeuren. Wanneer de workflow is afgekeurd krijg je in InSite de mogelijkheid om de gegevens aan te passen.
Opnieuw insturen (Alleen bij Profit type dossieritems)
Deze knop wordt alleen zichtbaar wanneer de workflow eerder middels de actieknop Afkeuren onboarden is afgekeurd. Nadat je opnieuw instuurt verdwijnt de mogelijkheid om te beoordelen en gaat de workflow opnieuw het beoordelingsproces in. Pas nadat er opnieuw is ingestuurd is registratie mogelijk.
Registreren (Alleen bij Profit type dossieritems)
Als alle gegevens correct zijn en de gehele workflow is doorlopen gebruik je de knop Registreren om de gegevens definitief in Profit vast te leggen. Hierna is het niet meer mogelijk om af te keuren en de gegevens via InSite te wijzigen.
Bijlage(n) ondertekenen
Met deze actieknop kunnen PDF-documenten ter ondertekening worden aangeboden. Ondertekening kan door meerdere partijen plaatsvinden. De eerste ondertekenaar kiest welke documenten, in geval van meerdere, er ondertekend worden.
Ondertekende bijlage(n) verwijderen
Wanneer een document al is ondertekend door de eerste partij, maar de tweede niet akkoord is gegaan met de inhoud kan middels deze knop het ondertekende document en de SignServiceLog worden verwijdert. Documenten welke niet zijn ondertekend zullen niet verwijderd worden.
Speciale actieknoppen Onboarden (-170)
Verzenden e-mail portaltoegang
Wanneer een sollicitant via OutSite gegevens moet aanleveren of de arbeidsovereenkomst ondertekenen en nog niet eerder ingelogd heeft, kun je met deze knop automatisch een e-mail versturen met een link voor het aanmaken van een wachtwoord op OutSite wanneer er toegang is verleend.
Uitvragen aanvullende gegevens
Via deze knop kun je de sollicitant vragen om aanvullende gegevens aan te leveren voor de volgende type dossieritems:
- Familielid mutatie (-41)
- Persoonsdocument (-96)
- Verklaring omtrent het gedrag (-100)
- Aanvullen gegevens sollicitant (-115)
- Tewerkstellingsvergunning (-165)
- Rijbewijs (-166)
- Registratie (-167)
- Diensttijdoverzicht (-168)
- Ambtseed (-172)
- Medewerker opleidingen (-174)
Naast de Profit type dossieritems kunnen ook vrije type dossieritems worden opgestart, mits deze voor OutSite beschikbaar zijn gesteld en opgenomen in het draaiboek. Let op dat AFAS geen automatische mail verstuurt wanneer je de taken genereert, tenzij je dit zelf toevoegt in de workflow.
Draaiboek documenten genereren
Indien in het draaiboek ingericht start deze knop de workflows voor het genereren van documenten zoals:
- Loonheffingsverklaring (-169)
- Geheimhoudingsverklaring (-171)
AFAS heeft deze actie losgehaald van de aanvullende gegevens, omdat er bij deze documenten vaak extra informatie nodig is zoals een BSN. Let op dat AFAS geen automatische mail verstuurt wanneer je de documenten genereert, tenzij je dit zelf toevoegt in de workflow.
Openstaande draaiboektaken verwijderen
Met deze knop verwijder je openstaande draaiboektaken welke opgestart zijn via Uitvragen aanvullende gegevens en Draaiboek documenten genereren. Wanneer de taken al zijn opgepakt zullen deze niet verwijdert worden.
Lopend dienstverband beƫindigen
Wanneer bij Aanmaken en afsluiten dienstverband is gekozen om het lopende dienstverband te beƫindigen of de medewerker uit dienst te melden, start deze knop de bijbehorende workflow welke in het Onboarden profiel is vastgelegd.
Speciale actieknoppen Sollicitatie (-44)
Aanmaken sollicitant
Met de knop Aanmaken sollicitant wordt de sollicitant aangemaakt in Profit en wordt er OutSite toegang verleend voor het verdere proces. De mail voor het instellen van het wachtwoord voor toegang tot het Portaal volgt middels de actieknop Verzenden e-mail portaaltoegang.
Aanmaken sollicitant zonder OutSite-toegang
Met deze knop wordt de sollicitant aangemaakt in Profit, maar wordt er geen OutSite toegang verleend in het verdere sollicitatieproces.
Afwijzen sollicitant
Met deze knop kan je een sollicitant formeel afwijzen. De status van de sollicitatie wordt gewijzigd naar afgewezen.
Andere vacature koppelen
Via deze knop kan je de sollicitant koppelen aan een andere vacature. Bij het koppelen van een andere vacature wordt er een nieuwe sollicitatie workflow opgestart onder de nieuwe vacature.
In dienst / onboarden sollicitant
Met deze knop neem je de kandidaat aan en kan je de vacature vervullen. Hierna start je het Onboarden proces om de medewerker in dienst te nemen.
Opvragen aanvullende gegevens sollicitant
Via deze knop kan je aanvullende persoonsgegevens bij de sollicitant opvragen. De knop start het dossieritem Aanvullende gegevens sollicitant opvragen (-122) welke een mail verstuurt naar de sollicitant om de gegevens aan te leveren.
Sollicitant beoordelen
Met deze knop kan je Ć©Ć©n of meerdere beoordelaars bij de vacature vragen om een beoordeling over de sollicitant en sollicitatie te geven. Scores, opmerkingen en adviezen worden opgeslagen in het dossier.
Sollicitant beoordeling beƫindigen
Wanneer er nog openstaande beoordelingen zijn kan je die middels deze knop afronden en verdergaan met de beoordeling van de sollicitatie workflow.
Sollicitant en portaaltoegang bijwerken
Wanneer er al een sollicitant is gekoppeld en er wijzigingen in de gegevens zijn kan je die middels deze knop direct bijwerken.
Uitnodigen sollicitant
Met deze knop kan je de sollicitant een mail versturen, mits je die inricht in de workflow, met het verzoek om naar OutSite te gaan en een afspraak te bevestigen. Let op, de definitieve uitnodiging dien je klaar te zitten via dossieritem Afspraak sollicitant (-117).
Verzenden e-mail portaltoegang
Wanneer een sollicitant met OutSite toegang is aangemaakt kan je middels deze knop de mail voor portaltoegang versturen welke een link betreft voor het instellen van een nieuw wachtwoord.
Verzoek om extra informatie van sollicitant
Wanneer er een aanvulling van informatie nodig is op basis van de sollicitatie kan er middels deze knop worden gevraagd om extra informatie aan te leveren.
Speciale actieknoppen Beoordelingsgesprek (-76)
Aanmaken feedbackverzoeken
Met deze knop kan je een nieuw verzoek om feedback starten in de workflow. Je genereert een taak voor de feedbackgevers om input te leveren voor de medewerker. De feedback wordt vastgelegd in de workflow is.
Beƫindigen feedbackverzoeken
Indien alle feedback binnen is of je geen nieuwe feedback wilt ontvangen kan je middels deze knop de openstaande taken voor het geven van feedback afsluiten.
Gesprek gevoerd
Wanneer het gesprek is gevoerd en de afspraken zijn vastgelegd rond je de workflow af voor registratie middels deze knop.
Speciale actieknoppen inkoopfactuur (-5)
Accorderen inkoopfactuur
Met deze knop geef je formeel akkoord op de inkoopfactuur binnen de workflow. De status van de factuur verandert naar goedgekeurd en de goedkeuring wordt vastgelegd in het dossier. Na accordering kan de factuur verder verwerkt worden richting betaling en boeking.
Goedkeuren inkoopfactuur via procuratieschema
Wanneer er een procuratieschema is ingericht voor inkoopfacturen, gebruik je deze knop. Elke beoordelaar in het procuratieschema moet op deze knop drukken. AFAS controleert automatisch of de juiste machtigingen en limieten zijn vervuld voordat de procuratie als voltooid wordt gemarkeerd. Je kunt hier vervolgens voorwaardelijke logica in de workflow op toepassen. De factuur kan daarna worden goedgekeurd via de knop accorderen inkoopfactuur.
Inboeken inkoopfactuur
Met deze knop wordt de inkoopfactuur definitief in de financiƫle administratie geboekt. De boeking wordt vastgelegd in de grootboekadministratie met de bijbehorende dagboeken en boekingsregels. Na inboeken kan de factuur worden opgenomen in betaalprocessen of rapportages. Dit is enkel nodig als je inkoopboekingen met verschillende boekingsregels in ƩƩn keer opvoert.
Opnieuw insturen inkoopfactuur
Wanneer een inkoopfactuur is afgekeurd of teruggestuurd, gebruik je deze knop om het opnieuw in de workflow te zetten. De factuur kan daarna opnieuw beoordeeld, geaccordeerd of aangepast worden. Dit voorkomt dat de factuur definitief vastloopt in de workflow en maakt herziening mogelijk. Daarnaast reset deze actie de procuratiestatus.