Checklist in/uitdienst

Vragen & Antwoorden
,
1

Hoi,

Heeft er iemand al eens checklist gemaakt voor bepaalde dossieritems? Ik zoek een manier om bij medewerkers die in dienst komen of uit dienst gaan overzichtelijk te hebben welke taken er afgevinkt moeten worden voordat de workflow afgesloten kan worden.
Denk bij in dienst aan:

  • zakelijk mailadres aanmaken voor medewerker
  • vullen van de UPN
  • checken op autorisaties in roostersysteem
  • account aanmaken voor rapportagesysteem

Ik hoor graag jullie ervaringen :-).

1 like
2

Hi,

Ik denk dat je hiervoor het beste kunt werken met de draaiboektaken?
Deze taken kun je dan laten ontstaan afhankelijk van de in/uitdienst datum van de medewerker.

Mocht je echt een checklist willen hebben, dan zou je eventueel vrije velden op de medewerker kunnen maken, die je vult op basis van de taken uit het draaiboek?

3

Hoi Fenna,

Ik heb dit wel eens gezien bij uitdienst. De medewerker krijgt dan een taak met alle zaken die nog geregeld moeten worden. Bijvoorbeeld spullen die ingeleverd moeten worden, verlofsaldo controleren etc.

Het draaiboek is hier denk ik ook goed voor te gebruiken.

Kort samengevat heb ik het volgende ook wel eens gezien met vrije inrichting:

  • Er wordt dan een worklfow gemaakt met vrije Ja/Nee velden voor de uit te voeren acties/ checks.
  • In de beoordelen taak van de workflow voeg je vervolgens alle acties 2 x toe, met 2 verschillende iconen waaruit blijkt of de actie is afgerond of niet.
  • Je maakt dan per check/ uit te voeren actie, 2 condities. Uitgevoerd ja, uitgevoerd nee.
  • Vervolgens zet je bij alle nog uit te voeren acties de conditie op zichtbaar als, actie uitgevoerd is nee. Hetzelfde doe je ook voor de uitgevoerde acties, hier zet je de conditie zichtbaar als uitgevoerd is ja.
  • Met waarde toekennen laat je bij de acties de vrije Ja/Nee velden van Nee naar Ja veranderen als de actie is uitgevoerd. Zo wordt vervolgens dus ook conditioneel het juiste icoon getoond na deze actie.
  • Na elke actie die uitgevoerd is zet je als vervolgtaak de beoordelen taak waar je al in zit.
  • Je kunt dan ook nog 1 actie maken die conditioneel zichtbaar wordt als alle taken uitgevoerd zijn. Met die actie kun je de workflow afronden.
2 likes
4

@Mark en @GPeters bedankt voor het meedenken en jullie reactie, hier kan ik wel wat mee! Ik ga aan de slag met bouwen.

5

Ik heb ooit een vergelijkbaar ontwerp uitgewerkt.

Je kunt alle acties in de workflow editor nog splitsen in twee categorieën, Algemeen en Workflow. Als je alle ‘niet uitgevoerd’-acties in de ene zet en alle ‘uitgevoerd’-acties in de andere kun je de acties via banners als pagina-onderdeel toevoegen.

Als je een banner toevoegt kun je als bron ‘acties’ kiezen en ook daar kies je tussen de acties uit Workflow of Algemeen. Dan kun je dus twee lijstjes naast elkaar maken met ieder een eigen opmaak en plek op de pagina.

3 likes
6

Afas heeft hier ook een document over geschreven. Checklist inrichten in je workflow - AFAS Klantportal

Ik gebruik deze ook altijd om screening van sollicitanten in de gaten te houden en de workflow indienst pas door te laten gaan als alle screeningsacties gedaan zijn. :+1:

Mocht je hierover vragen hebben, stel ze gerust.

3 likes
7

@Patrick en @ddmlansink bedankt voor de extra input, daar kan ik zeker wat mee. Ik ga ermee aan de slag. Mocht ik nog vragen hebben dan weet ik jullie te vinden :-).

1 like