Vanuit HR kregen wij de graag of wij een overzicht konden aanleveren van alle workflowtaken die een leidinggevende kan krijgen in InSite.
Geen gekke vraag en je zou ook verwachten dat je dit heel makkelijk uit AFAS kan trekken via een analyse o.i.d.
Helaas is er geen een gegevensverzameling waarbij we kunnen filteren op de taakbestemming (via de tabel Activiteit - Rollen) @Leidinggevenden (zodat ook taken met de bestemming Leidinggevenden - vervangers etc. gevonden kunnen worden).
De gegevensverzameling die het dichtbij komt is de gegevensverzameling Workflows.
Helaas kun je vanuit de tabel Activiteit niet doorlinken naar de subtabel Rol.
In de subtabellen Gebruikersgroep en Verantwoordelijkheden staan deze taken aan deze “Rol” “Leidinggevende” niet, omdat “Leidinggevende” geen Gebruikersgroep of Verantwoordelijkheid is (net dat “Instuurder” dat niet niet is). Daar hebben we dus niks aan.
Kan iemand helpen met een idee of oplossing? Al onze workflows handmatig nagaan is een enorme klus en ook onderhoudsgevoelig aangezien regelmatig e.e.a. verandert.
Hele goeie, ik zou dit ook wel graag willen weten. Ik heb me - toen ik net begon te werken met AFAS - van alle actieve type dossieritems de bestemmingen in 1 groot excel-overzicht wat ik dan weer update bij een aanpassing óf bij het aanmaken van een nieuw type dossieritem.
Maar dit lijkt me iets voor een wens richting AFAS. Mijn stem heb je!
Mogelijk kan je dit wel realiseren met de gegevensverzameling Workflow / dossieritems / gebruikers, waarbij je dan via een koppeling de functie van de medewerker koppelt?
Het is omslachtig, maar dan krijg je in ieder geval een benadering.
In de workflow editor zijn de gegevens wel op workflowniveau op te halen via de knop “weergave taken en acties”. in de weergave Workflow taken staat een kolom “bestemd voor”.
Je zou dus verwachten dat deze informatie er op één of andere manier uit te halen valt. Ik kan deze kolom echter zo niet terug vinden in een gegevensverzameling om deze over alle workflows heen uit te kunnen draaien.
In deze gegevensverzameling kun je via de tabel Activiteit inderdaad via de subtabel Rol op Leidinggevende filteren. En eventueel op de omschrijving van de Verantwoordelijkheid via deze gelijknamige subtabel.
Probleem is dat deze gegevensverzameling alleen de dossieritems laat zien die op dit moment in de workflow zitten en de huidige taak, status etc. Daar hebben we dus niet veel aan. Maar bedankt voor het meedenken.
Dit is inderdaad de meest makkelijke manier die we hebben kunnen vinden. We moeten dan wel iedere workflow nalopen en deze gegevens in de weergave per werkflow exporteren en samenvoegen om tot een overzicht te komen.
Het voelt zo onlogisch dat dit niet gewoon in 1 overlappende GGV met één druk op de knop op te halen is.
De verzameling Workflowtaken - en acties (zie reactie Gijs) is idd de verzameling die gemist wordt bij het aanmaken van een analyse. Het inzichtelijk maken van de workflowbestemmingen zou ook een mooie aanvulling kunnen zijn op de optie Workflowmanagement .
Trouwens, mag je niet verwachten dat HR (als proceseigenaar?) weet in welke workflow de leidinggevende een rol heeft?
.