Hoi,
We hebben een document (PDF) dat in Word dermate complex is opgebouwd qua opmaak, dat dit niet netjes over te zetten is naar een Profit document. Dit document moet bij iedere medewerker bij indiensttreding in het medewerker dossier worden opgeslagen.
We willen dit document vanuit de digitaal tekenen (contract) workflow met andere bijlagen die ondertekend worden, meesturen. Het is niet de bedoeling dat dit document ondertekend wordt, maar moet wel worden opgeslagen in het medewerker dossier.
We lopen echter tegen een ogenschijnlijk simpel op te lossen probleem aan. Maar ik zie de (mooie) oplossing niet. Hieronder mijn bekeken opties:
Bij het insturen van een dossier item kun je alle soorten bijlagen koppelen, waaronder PDF. Echter, de eerste ondertekenaar bepaalt welke bijlagen door de vervolg ondertekenaars ondertekend worden. Niet alle bijlagen moeten ondertekend worden. Dit is dus foutgevoelig.
Vanuit de workflow kun je op een gewenst moment een document laten genereren en toevoegen aan het dossier, maar alleen een Profit (Word) document (evt. vervolgens vanuit de workflow direct te converteren naar PDF). Zoals hierboven beschreven is het PDF document, waarvan de Word versie uiteraard wel beschikbaar is, helaas niet netjes in een Profit document te plakken.
Vanuit de workflow kun je een berichtsjabloon versturen met in de bijlage een vaste (PDF) bijlage, maar vanuit de workflow verzonden email wordt niet opgeslagen in het dossier (is een WENS bij AFAS).
Vanuit een signaal kun je een email (berichtsjabloon met in de bijlage een vaste PDF) versturen naar een medewerker en de verzonden Signaal-email opslaan in het medewerker dossier, maar op het meegeleverde type dossieritem dat voor deze actie gebruikt wordt, “E-mail signaal” , zijn geen instellingen zoals “vertrouwelijk” mogelijk, waardoor iedereen dit dossieritem met URL guessing man openen. Het is dus niet te autoriseren.
Help!
Enige wat ik kan verzinnen is dat ik een taak tussenvoeg in de workflow voor HR en dat zij, nadat directie getekend heeft, handmatig als bijlage de PDF toevoegen alvorens de medewerker het andere (reeds door directie getekende) document gaat tekenen.