Aanvraag en onderhoud van applicatie toegang (e-mailbox, mailgroep, etc.)

Vragen & Antwoorden
1

Casus:
Als een persoon voor de organisatie komt werken moet een leidinggevende een lijst met 50+ velden invullen tot welke applicaties, e-mailboxen, mailgroepen, etc. deze medewerker rechten moet krijgen, sommige velden zijn ja/nee velden en andere zijn vrije tekstvelden en sommige velden moeten een koppeling hebben met een vrije tabel. Het is wenselijk dat ICT deze lijst ontvangt, deze kan terugzetten naar de instuurder met reactie en vervolgens per onderdeel kan aangeven of iets is geregeld.

Deze lijst moet gedurende het hele dienstverband kunnen worden bijgewerkt door ICT – maar ook door de leidinggevende.

Oplossing:
We maken een vrij dossieritem aan met 50+ velden voor de aanvraag en 50+ velden met de status of ICT het al heeft doorgevoerd, met bestemming Medewerker. Via een signaal kunnen we de WF starten om deze in te vullen. We zetten de instelling Bewerken op ‘Bewerken buiten workflow altijd mogelijk’ zodat de gegevens geupdate kunnen worden door ICT.

Vraag aan de groep:
Ik verwacht dat bovenstaande oplossing zou kunnen werken, maar heeft er iemand nog een betere oplossing hiervoor binnen AFAS? (Momenteel zijn we niet geinteresseerd in externe tools, connectors, etc – maar mocht het beter werken, dan hoor ik het graag).

2

Hey Valentino, volgens mij is dit zeker een manier.

Alleen kan het nog overzichtelijker zodat je elk stukje toegang als aparte taak kan behandelen. Een vergelijkbare opzet als een verzameldeclaratie. Het is wel iets meer werk maar als dit een proces is wat de komende jaren van toepassing blijft, zorgt de opzet hieronder voor een duidelijker overzicht, beheersbare oplossing en vooral een stukje audit trail.

Een alternatief idee dat wellicht meer overzicht biedt en voor elke actie een specifieke taak kan creëren, wat leidt tot een duidelijker audit trail, is als volgt:

Alternatief:

  • Maak een vrij type dossieritem aan dat als applicatietoegang per medewerker fungeert en altijd open blijft staan binnen de workflow. Hiervoor dus 1 kenmerk en 1 workflow die je via een signaal opstart.

Op dit dossieritem kunnen de volgende velden worden toegevoegd:

  • Een vrije tabel of vrijbestand met het type toegang.
  • Een vrije tabel met soort toegang (emailbox, w/e,
  • Losse velden die conditioneel zichtbaar zijn, afhankelijk van het geselecteerde type toegang.

Hiermee beperk je het aantal velden tot een generieke indeling in plaats van 50 velden. Dit maakt het onderhoud een stuk makkelijker en kun je later ook eenvoudig type toegangsvarianten archiveren door ze te blokkeren in de tabel. In plaats van nieuwe velden toevoegen hoef je dan alleen een nieuwe regel in de tabel type toegang toe te voegen. Scheelt een hoop beheer!

Vervolgens maak je een extra workflow aan met een apart kenmerk. Deze workflow gaat dienen om elk stukje toegang apart te sturen als taak. Hier neem je de statussen op die relevant zijn. Bijv “Afgehandeld”, “Afgewezen”, “Intrekken”, etc.).

Werkwijze:

  • Het signaal start de taak voor de medewerker eenmalig op. Het begint bij de leidinggevende.
  • De leidinggevende kan binnen het hoofd dossieritem nieuwe sub-dossieritems aanmaken (Regel dit via aanleiding of subbestemming). Op basis van conditionele zichtbaarheid worden alleen de relevante velden voor het gekozen type toegang weergegeven. Het onderhoud is makkelijker omdat je generieke opzet voor velden gebruikt.
  • Er ontstaat een overzicht van dossieritems die via een aanleiding of sub-bestemming aan het hoofd dossieritem zijn gekoppeld. Dit overzicht toont alleen de relevante items en maakt het mogelijk om per type toegang de status eenvoudig te achterhalen.
  • Elk type toegang wordt zo een aparte taak voor de ICT-afdeling, waarbij per taak kan worden aangegeven of deze moet worden goedgekeurd, afgehandeld of ingetrokken.

Hiermee kost het in AFAS misschien iets meer tijd om nieuwe type toegangen toe te voegen. Maar zo kun je wel heel gericht bijhouden per type toegang wat de status is, het onderhoud is eenvoudiger omdat je niet allemaal losse velden moet beheren, je kan eenvoudig een stuk type toegang archiveren door de tabel te blokkeren, en als er perongeluk iets fout gaat kun je precies bij de juiste taak achterhalen wat er gedaan is.

Wellicht geeft dit een andere richting, hoor graag wat je ervan denkt.

2 likes